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title: "Expertengespräch: Auf dem Weg zu einem automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess"
description: "Automatisierte Dokumentenverarbeitung im Mittelstand: Effizienzsteigerung durch abteilungsübergreifende Prozessdigitalisierung."
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published: "2020-10-14"
updated: "2026-04-12"
language: "de"
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# Expertengespräch: Auf dem Weg zu einem automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess

**Aufgezeichnet am:** 19.11.2020
**Dauer:** 20 Min.

## Sprecher
- [Bettina Vogl](/experten/bettina-vogl.html) — Teamleiterin Projektmanagement Office, HENRICHSEN AG

Automatisierte Dokumentenverarbeitung im Mittelstand: Effizienzsteigerung durch abteilungsübergreifende Prozessdigitalisierung.

Das Expertengespräch im Rahmen der Shift/HR Talks 2022 beleuchtet die Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen im Mittelstand, mit einem besonderen Fokus auf automatisierte Dokumentenverarbeitung. Bettina Vogl, Teamleiterin im Projektmanagement Office von Henrichsen AG, teilt ihre Erfahrungen aus der Praxis und bietet Einblicke in die Herausforderungen und Chancen der Prozessdigitalisierung. Der Beitrag richtet sich an Führungskräfte aus Einkauf, Finance und IT, die durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erzielen möchten. Die Diskussion hebt die Bedeutung der Integration von OCR-Technologien und ERP-Systemen hervor, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Fehlerquote zu minimieren.
Im Gespräch wird deutlich, dass die Digitalisierung von Purchase-to-Pay-Prozessen nicht nur technische Anpassungen erfordert, sondern auch ein umfassendes Change Management. Vogl betont die Notwendigkeit, alle relevanten Abteilungen frühzeitig in den Prozess einzubinden, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. Workshops zur Prozessaufnahme und die Anpassung von Softwarelösungen sind zentrale Methoden, um die Digitalisierung erfolgreich zu gestalten. Ein durchgängiger Datenfluss von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsbezahlung wird als Schlüssel zur Effizienzsteigerung identifiziert. Die Erfahrungen von Henrichsen AG zeigen, dass die Digitalisierung nicht nur Großunternehmen vorbehalten ist, sondern auch mittelständischen Unternehmen erhebliche Vorteile bietet.

## Kernaussagen
- Die Digitalisierung von Purchase-to-Pay-Prozessen reduziert manuelle Arbeitsschritte und ermöglicht effizientere Abwicklungen.
- Abweichungen zwischen Bestellung, Bestellbestätigung und Lieferschein können durch digitale Unterstützung frühzeitig erkannt und behoben werden.
- Ein erfolgreiches Projekt erfordert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder.
- Change Management ist essenziell, um die Akzeptanz und den Erfolg von Prozessdigitalisierungen sicherzustellen.
- Die Integration strukturierter Rechnungen ermöglicht eine automatische Verarbeitung und reduziert Fehler sowie Durchlaufzeiten.

## Zitat
> Der Mittelstand kann von der Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses genauso profitieren wie Großunternehmen. Es geht darum, Effizienzpotenziale zu heben, ohne von Projektkosten erschlagen zu werden. – Bettina Vogl
Die Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses bedeutet nicht nur, Rechnungen digital abzubilden, sondern die relevanten Informationen bereits in den vorgelagerten Systemen bereitzustellen, um den Prozess zu automatisieren. – Bettina Vogl
Ein erfolgreiches Projekt erfordert, dass alle Abteilungen an einem Tisch sitzen und gemeinsam einen Prozess definieren, der für alle funktioniert. Change Management ist dabei genauso wichtig wie die technische Umsetzung. – Bettina Vogl