--- title: "From Meetings To Models: GenAI based Documentation of your Processes" description: "Automatisierte Prozessdokumentation: Wie transkriptbasierte Modelle den Aufwand senken und Compliance in Finanzabteilungen sichern." canonical_url: "https://www.shiftfinance.de/mediathek/asset/from-meetings-to-models-genai-based-documentation-of-your-processes.html" published: "2026-02-04" updated: "2026-04-29" language: "de" content_type: "VideoObject" publisher: "" --- # From Meetings To Models: GenAI based Documentation of your Processes **Aufgezeichnet am:** 22.04.2026 **Dauer:** 40 Min. ## Sprecher - [Kenny Petzold](/experten/kenny-petzold.html) — Senior Manager, PwC Deutschland Automatisierte Prozessdokumentation: Wie transkriptbasierte Modelle den Aufwand senken und Compliance in Finanzabteilungen sichern. Automatisierte Prozessdokumentation in der Finanzfunktion steht im Mittelpunkt dieses Vortrags, der den Wandel von manueller Modellierung hin zu KI-gestützten, transkriptbasierten Ansätzen adressiert. Aus der Perspektive eines Transformationsberaters werden Herausforderungen klassischer Dokumentationsmethoden, die Rolle von BPMN 2.0 und die Integration von Sprachmodellen wie GenAI in bestehende Prozessmanagement-Workflows beleuchtet. Die Besonderheit liegt in der Verbindung von Interviewtranskripten, automatisierter Extraktion von Aktivitäten und Metadaten sowie der direkten Generierung konformer Prozessmodelle inklusive Human-in-the-Loop-Validierung. Der Beitrag richtet sich an Prozessverantwortliche in großen Finanzabteilungen und Beratungsunternehmen, die vor der Aufgabe stehen, Prozessdokumentation effizient, aktuell und compliance-konform zu gestalten. Im Zentrum steht die praktische Umsetzung: Interviews und Meetings werden transkribiert, relevante Informationen durch ein Sprachmodell extrahiert und als BPMN 2.0-Modelle inklusive XML-Export aufbereitet. Die Lösung reduziert den manuellen Aufwand und die Durchlaufzeit von mehreren Wochen auf wenige Tage, wobei die Qualität der Inputdaten maßgeblich für die Modellgüte ist. Die Rolle der Prozessdokumentationsexperten verschiebt sich von der operativen Modellierung hin zur Moderation, methodischen Steuerung und Validierung. Im Live-Beispiel wird gezeigt, wie Prozessmodelle aus Teams-Transkripten generiert, Risiken identifiziert und Verantwortlichkeitsmatrizen erstellt werden. Die Integration in bestehende Systeme wie SAP Signavio sowie die Möglichkeit, Soll- und Ist-Prozesse zu differenzieren, adressieren zentrale Anforderungen an Aktualität, Vergleichbarkeit und Compliance. Abschließend wird die Bedeutung methodischer Interviewführung und manueller Validierung betont, um die Potenziale der Automatisierung für kontinuierliche Prozessverbesserung zu nutzen. ## Kernaussagen -

Die manuelle Geschäftsprozessdokumentation ist zeitaufwendig, fehleranfällig und oft nicht aktuell, was insbesondere in der Finanzfunktion zu Compliance-Risiken führt. - GenAI-basierte Lösungen ermöglichen die Extraktion und Modellierung von Geschäftsprozessen direkt aus Transkripten von Interviews oder Meetings, inklusive Metadaten wie Verantwortlichkeiten, IT-Systemen und Kontrollen. - Die Integration von BPMN 2.0 Konformität und Human-in-the-Loop Validierung ermöglicht eine Reduktion der Durchlaufzeit von Prozessaufnahme bis zum validierten Modell von mehreren Wochen auf wenige Tage. - Eine methodisch geführte Interviewstruktur bleibt essenziell, da GenAI-Modelle nur dokumentieren, was explizit gesagt wird – die Qualität der Inputdaten bestimmt die Qualität der Prozessmodelle. - Die Rolle der Prozessdokumentationsexperten verschiebt sich von manueller Modellierung hin zu Moderation, Validierung und methodischer Steuerung der Informationsaufnahme.

## Zitat > Prozessdokumentation ist oft ein leidiges Thema, weil sie im Moment der Fertigstellung meist schon wieder veraltet ist – mit GenAI können wir den Sprung von Meetings zu nahezu aktuellen, validierten Modellen in wenigen Stunden schaffen. – Kenny Petzold Die eigentliche Zeitersparnis entsteht zwischen Interview und Modell: Statt zwei Wochen manueller Arbeit generieren wir mit unserer BPMN-AI-Lösung in Sekunden eine 90-Prozent-Version, die nur noch validiert werden muss. – Kenny Petzold Die Rolle der Prozessdokumentation wandelt sich: Fachwissen bleibt essenziell, aber künftig zählt vor allem die Fähigkeit, Gespräche zu lenken und Brücken zwischen Expertenwissen und digitaler Modellierung zu schlagen. – Kenny Petzold