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title: "Praxisbericht zur Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows "
description: "Elektronischer Rechnungsworkflow verkürzt Bearbeitungszeit auf 5 Tage, optimiert Prozesse und reduziert Fehler in dezentralen Strukturen."
canonical_url: "https://www.shiftfinance.de/mediathek/asset/praxisbericht-zur-einfuehrung-eines-elektronischen-rechnungsworkflows.html"
published: "2024-10-08"
updated: "2026-02-22"
language: "de"
content_type: "VideoObject"
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# Praxisbericht zur Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows 

**Aufgezeichnet am:** 12.11.2024
**Dauer:** 40 Min.

## Sprecher
- [Olaf Fischel](/experten/olaf-fischel.html) — Leiter Rechnungswesen / Steuern, Deutscher Sparkassen- und Giroverband e.V.

Elektronischer Rechnungsworkflow verkürzt Bearbeitungszeit auf 5 Tage, optimiert Prozesse und reduziert Fehler in dezentralen Strukturen.

Olaf Fischel, Leiter Rechnungswesen und Steuern beim Deutschen Sparkassen- und Giroverband e.V., gibt in seinem Praxisbericht auf dem Shift/Finance Automation SUMMIT 2024 Einblicke in die Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows in einer öffentlichen Organisation. Der Bericht beleuchtet die Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung digitaler Prozesse in dezentralen Strukturen. Besonders hervorgehoben wird der Fokus auf Change Management, das notwendig ist, um Widerstände gegen die Digitalisierung zu überwinden. Der Beitrag bietet eine detaillierte Analyse der Prozessoptimierung und Fehlerreduktion durch den Einsatz von Technologien wie SAP und OCR.
Der elektronische Rechnungsworkflow reduziert die Bearbeitungszeit von Rechnungen von drei Wochen auf maximal fünf Tage. Ein zentraler Rechnungseingang per E-Mail bildet die Grundlage für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Automatisierung durch OCR minimiert manuelle Erfassungsfehler, erfordert jedoch weiterhin menschliche Kontrolle. Wiederholte Schulungen und direkte Ansprache der Mitarbeitenden fördern die Akzeptanz neuer Systeme. Fischel betont, dass die Umstellung auf digitale Prozesse eine tiefgreifende Veränderung der Arbeitsweise erfordert, die durch klare Richtlinien und kontinuierliche Überzeugungsarbeit unterstützt werden muss. Die Einführung von E-Rechnungen ab 2025 sieht er als nächsten logischen Schritt in der digitalen Transformation.

## Kernaussagen
- Die Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows reduziert Bearbeitungszeiten von drei Wochen auf maximal fünf Tage.
- Change Management ist entscheidend, um Widerstände gegen digitale Prozesse zu überwinden.
- Ein zentraler Rechnungseingang per E-Mail ist die Basis für die Verarbeitung von E-Rechnungen.
- Die Automatisierung durch OCR reduziert manuelle Erfassungsfehler, erfordert jedoch weiterhin menschliche Kontrolle.
- Wiederholte Schulungen und direkte Ansprache der Mitarbeitenden fördern die Akzeptanz neuer Systeme.

## Zitat
> Die Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows war ein entscheidender Schritt, um unsere Prozesse zu straffen und effizienter zu gestalten. Innerhalb von fünf Tagen können wir nun Rechnungen bearbeiten, freigeben und bezahlen. – Olaf Fischel
Der Wandel von Papier zu digitalem Workflow erforderte ein Umdenken. Die größte Herausforderung war das Veränderungsmanagement, insbesondere die Akzeptanz und das Umdenken der Mitarbeiter. – Olaf Fischel
Corona war ein Gamechanger für die Umstellung auf digitale Rechnungen. Viele Unternehmen stellten auf den Versand per PDF um, was den Prozess erheblich beschleunigte. – Olaf Fischel