Auch das Rechnungswesen wird von den Veränderungen, die mit dem Einsatz der künstliche Intelligenz einhergehen, revolutioniert. Von der effizienteren Rechnungserkennung und -stellung bis zur Betrugserkennung bietet der Einsatz von KI zahlreichen Potenziale die Prozesse schneller, zuverlässiger und intelligenter zu machen. Dabei geht es nicht nur um die Automatisierung, sondern auch um die Unterstützung des menschlichen Handelns durch eine umfassende Informationsaufbereitung und Prozessvorbereitung.
In diesem Artikel diskutieren wir die unterschiedlichen Wirkdimensionen des Einsatzes der KI und ihre Auswirkungen auf die Prozesse im Rechnungswesen.
Grundlagen und Wirkdimensionen der KI im Rechnungswesen
Künstliche Intelligenz (KI) dient oft als Schlagwort in verschiedenen Diskussionen, allerdings gibt es keine einheitliche Definition dafür. Im Kern handelt es sich bei KI um intelligente Systeme oder Maschinen, die menschenähnliche Fähigkeiten wie Wahrnehmung, Lernen und Handeln aufweisen. Die Ansätze variieren von Weak AI, die auf spezifische Aufgaben fokussiert ist, bis zu Strong AI, die generelle Intelligenz und Selbstreflexion beinhaltet. Die Wirkung dieser Technologie strahlt in viele Bereiche aus, auch in das Rechnungswesen.
Die transformative Rolle der KI in informationsverarbeitenden Prozessen wie dem Rechnungswesen wird nach dem Analystenhaus Gartner entlang drei Wirkdimensionen verdeutlicht:
Quelle: Gartner & Pieter den Hamer - https://www.gartner.com/smarterwithgartner/would-you-let-artificial-intelligence-make-your-pay-decisions
Decision Support
- Definition: KI unterstützt menschliche Entscheidungsprozesse durch deskriptive, diagnostische oder prädiktive Analysen, etwa bei der Risikobewertung in Finanzberichten.
- Vorteile: Integration von datengesteuerten Erkenntnissen mit menschlichem Fachwissen, Intuition und Emotionen für eine ganzheitliche Entscheidungsfindung.
Decision Augmentation
- Definition: KI generiert datenbasierte Empfehlungen für menschliche Akteure, wie etwa kosteneffiziente Beschaffungsstrategien.
- Vorteile: Synergieeffekte zwischen menschlichem Fachwissen und schneller, komplexer Datenanalyse durch KI.
Decision Automation
- Definition: KI trifft autonom Entscheidungen durch die Anwendung von präskriptiver oder prädiktiver Analytik, wie beispielsweise bei der Priorisierung der Rechnungsbezahlung.
- Vorteile: Schnelle, skalierbare und konsistente Entscheidungsfindung durch Automatisierung.
Welche Veränderungen dies für das Rechnungswesen bringt
Entlang der Wirkdimensionen von Gartner lassen sich für das Rechnungswesen zahlreiche Veränderungen ausmachen, die teils evolutionäre teils disruptive Veränderungen bringen werden:
Entscheidungsunterstützung (Decision Support)
- Verbesserung der Finanzanalyse und -prognose: KI-Modelle können aus vorhandenen Daten Trends und Muster erkennen, die menschlichen Analysten möglicherweise entgehen, und so die finanzielle Planung und Prognose verbessern.
- Record to Report: KI kann dabei helfen, den Abschlussprozess zu beschleunigen, indem sie alle notwendigen Finanzdaten zusammenstellt, sie analysiert und für Berichtszwecke aufbereitet.
- Skontorealisierung: KI identifiziert den optimalen Zeitpunkt für Zahlungen, um Skonti zu realisieren.
Entscheidungserweiterung (Decision Augmentation)
- Chatbot-basierte Assistenten: KI-gesteuerte Chatbots können in Echtzeit buchhalterische Fragen beantworten, etwa zur korrekten Kategorisierung von Ausgaben oder zur Klärung von Steuerfragen.
- Vorklassifizierung von Rechnungsdokumenten: KI kann helfen, textuelle Elemente in Rechnungen zu analysieren, um relevante Informationen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern und Beträge zu extrahieren. Supervised und Unsupervised Machine Learning Modelle können darauf trainiert werden, bestimmte Kategorien und Muster in den Rechungen zu erkennen und damit auch die Zuordnung zu Buchungsvorgängen - auch für neue Lieferanten und Rechnungsvorfälle vorzuklassifizeren.
- Betrugserkennung und Risikomanagement: KI-Algorithmen können Unregelmäßigkeiten in Finanztransaktionen aufdecken und so vor potenziellem Betrug schützen.
- Rückverfolgbarkeit und Auditierung: KI-Systeme können Metadaten erzeugen, die eine einfachere Rückverfolgbarkeit und spätere Auditierung ermöglichen.
- Expense & Spend Management: Überwachung und Optimierung von Ausgaben durch Chatbot-basierte Assistenten an der Schnittstelle zu den Mitarbeitenden
Automatisierte Entscheidungsfindung (Decision Automation)
- Rechnungserfassung und -verbuchung: KI-Systeme können eingehende Rechnungen automatisch erfassen, Buchungssätze generieren und sie den richtigen Konten zuweisen.
- Purchase to Pay: Automatisierte KI-Lösungen unterstützen den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung, indem sie etwa Bestellungsabgleiche durchführen und Zahlungsfreigaben erteilen.
Insgesamt hat KI das Potenzial, das Rechnungswesen zu revolutionieren. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können menschliche Fachkräfte sich auf komplexere und wertsteigernde Aufgaben konzentrieren. Durch die Analyse großer Datenmengen, die automatische Erkennung von Betrugsfällen, die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und die Verbesserung von Finanzanalysen kann KI Unternehmen dabei helfen, effizienter zu arbeiten, finanzielle Risiken zu minimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI in der Rechnungsstellung eine Vielzahl von Vorteilen bietet. Von der Fehlererkennung über die Betrugserkennung bis hin zur Automatisierung und Personalisierung kann KI Unternehmen dabei unterstützen, effizientere und genauere Rechnungsprozesse zu entwickeln. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen Kosten senken, die Kundenzufriedenheit steigern und ihr Geschäftswachstum fördern.
Es ist wichtig anzumerken, dass KI im Rechnungswesen keine menschlichen Buchhalter ersetzt, sondern sie unterstützt und das Aufgabenfeld verändern wird. Die Zusammenarbeit von KI und menschlichen Fachkräften ermöglicht es Unternehmen, von den Vorteilen beider Welten zu profitieren. Während KI die Effizienz steigert und Fehler reduziert, können menschliche Buchhalter ihre Fachkenntnisse und ihr Urteilsvermögen einbringen, um komplexe finanzielle Fragen zu lösen und strategische Entscheidungen zu treffen.
