Automatisierung im Finanzwesen ist für viele Unternehmen längst kein optionales Ziel mehr, sondern eine Notwendigkeit, um Effizienz und Genauigkeit in ihren Abschlussprozessen zu gewährleisten. Der Finance Team Trends Report 2023 zeigt, dass 78 % der Finanzverantwortlichen die dringende Notwendigkeit sehen, ihre Finanzprozesse zu automatisieren. Gleichzeitig betrachten über 70 % der Befragten die Qualität ihrer Daten als kritischen Erfolgsfaktor für präzise und fehlerfreie Abschlüsse. Diese Zahlen verdeutlichen den Druck, unter dem Finanzabteilungen heute stehen, um sowohl schnellere als auch verlässlichere Abschlüsse zu liefern.

Vor diesem Hintergrund wird auf dem Shift/Finance Automation Summit am 12. November 2024 diskutiert, wie die E-Rechnung und Künstliche Intelligenz (KI) die Automatisierung im Finanzwesen unterstützen können. Ziel dieses Beitrags ist es, die zentralen Projektfragen und Herausforderungen bei der Implementierung solcher Technologien zu systematisieren. Der Artikel bietet eine strukturierte Übersicht über die wichtigsten Erkenntnisse und Fragestellungen, die als Diskussionsgrundlage auf dem Summit dienen können.

Die E-Rechnung als Fundament für die Finanzautomatisierung

Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland steht Unternehmen eine grundlegende Neuerung bevor, die die Verarbeitung und den Austausch von Rechnungen in digitalem Format vorschreibt. Für einen detaillierten Überblick zur E-Rechnungspflicht, den rechtlichen Rahmenbedingungen und den konkreten Anforderungen sei auf den Beitrag „Worum geht es bei der E-Rechnungspflicht 2025?“ verwiesen.

Die E-Rechnung als Antwort auf zentrale Herausforderungen moderner Finanzabteilungen

Die Einführung der E-Rechnung hat nicht nur Auswirkungen auf die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, sondern verändert auch die grundsätzliche Datenlage und Prozessvoraussetzung für die Rechnungsverarbeitung. Die wichtigsten Effekte der E-Rechnung im Alltag der Finanzabteilung umfassen:

• Reduzierte Fehleranfälligkeit: Da die E-Rechnung standardisierte Datenformate wie ZUGFeRD und XRechnung nutzt, entfällt die Notwendigkeit für manuelle Dateneingaben. Dies minimiert Fehlerquellen und schafft eine konsistente, geprüfte Datenbasis.
• Höhere Datenqualität: Durch die standardisierte Datenstruktur der E-Rechnung erhalten Unternehmen eine verlässliche Datenbasis, die weniger anfällig für Inkonsistenzen und Lücken ist. Diese verbesserte Datenqualität ist entscheidend für den Finanzabschluss, da auf Basis strukturierter Daten präzisere und schnellere Abschlüsse möglich sind.
• Schnellere Verarbeitung und Effizienzgewinne: Mit der E-Rechnung können Rechnungen ohne Verzögerungen direkt ins ERP-System integriert und dort verarbeitet werden. Die automatische Datenübernahme spart Zeit, beschleunigt die Bearbeitung und entlastet das Team von zeitraubenden, manuellen Prozessen.
• Potenzielle Einsparungen und Kostenoptimierung: Die geringere Fehleranfälligkeit und die schnellere Verarbeitung führen zu Kosteneinsparungen, da Korrekturen und Verzögerungen vermieden werden. Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern steigert auch die Effizienz im gesamten Rechnungsprozess.

Dennoch bringt die E-Rechnung auch Herausforderungen mit sich. Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert eine Anpassung der IT-Infrastruktur und setzt Schulungen voraus, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende den neuen Anforderungen gerecht werden. Die Einführung neuer Standards bedeutet zudem eine Übergangsphase, in der sich Prozesse erst einspielen müssen und verschiedene Systeme auf Kompatibilität geprüft werden müssen.

Wie die E-Rechnung zentrale Herausforderungen aus dem Finance Team Trends Report 2023 adressiert

Der Finance Team Trends Report 2023 zeigt, dass Automatisierungsbedarf, Datenqualität und strategische Analyse zentrale Herausforderungen für Finanzabteilungen sind. Die Einführung der E-Rechnung adressiert einige dieser Bedürfnisse direkt:

• Die verbesserte Datenqualität unterstützt eine präzisere und effizientere Abschlussbearbeitung.
• Die Standardisierung der Prozesse schafft Voraussetzungen für weiterführende Automatisierung.
• Die geregelte Datenstruktur bildet eine solide Grundlage für strategische Analysen und datengetriebene Entscheidungen.

Die E-Rechnung schafft damit die Grundlage für die weitere Automatisierung. Finanzabteilungen müssen jedoch ihre IT-Infrastruktur und Prozesslandschaft anpassen, um diese Daten effektiv zu nutzen und nahtlos in ihre Systeme zu integrieren. Gleichzeitig erfordert die Einführung der E-Rechnung neue Kompetenzen im Umgang mit digitalen Rechnungsformaten und verändert die Rolle der Finanzabteilung hin zu einem stärker datengetriebenen Arbeitsumfeld. Die E-Rechnung bringt also nicht nur gesetzliche Pflichten mit sich, sondern stellt die Weichen für die weitere digitale Transformation in der Finanzabteilung.

Potenziale der Künstlichen Intelligenz im Finanzabschluss

Während die E-Rechnung die notwendige Grundlage schafft, bringt der Einsatz der Künstlicher Intelligenz (KI) die weiteren Hebel, um den Abschlussprozess signifikant zu optimieren. KI-Technologien unterstützen Finanzabteilungen, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Daten zu analysieren und Prozesse strategisch auszurichten.

Die zentrale Bedeutung von KI und Automatisierung zeigt sich in Zahlen: Laut dem Finance Team Trends Report 2023 geben 78 % der befragten Finanzverantwortlichen an, dass die Automatisierung von Prozessen eine Top-Priorität ist. Gleichzeitig sehen 71 % der Befragten die Datenqualität als kritischen Faktor, um präzise und fehlerfreie Finanzabschlüsse zu gewährleisten. Dieser Druck, nicht nur schneller, sondern auch genauer zu arbeiten, verstärkt die Nachfrage nach KI-gestützter Automatisierung erheblich.

Weitere Studien belegen diese Entwicklungen: Eine Untersuchung von PwC aus dem Jahr 2023 zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen zeigt, dass fast 60 % der Finanzteams gezielte Maßnahmen zur Integration von KI in ihre Prozesse ergreifen, um den Abschluss zu beschleunigen und die Fehlerrate zu senken. Gleichzeitig zeigt eine Studie von Deloitte zur Automatisierung im Rechnungswesen, dass Unternehmen durch KI-Anwendungen bis zu 30 % der Zeit in der Buchhaltung einsparen können, da sich Routinetätigkeiten signifikant reduzieren lassen.

Die zentralen Anwendungsbereiche von KI im Finanzabschluss umfassen:

• Automatisierte Anomalie-Erkennung: KI-Modelle analysieren große Datenmengen auf Unregelmäßigkeiten und identifizieren Anomalien in Echtzeit. So können ungewöhnliche Transaktionen oder Buchungen, die potenzielle Fehlerquellen darstellen, frühzeitig erkannt und geklärt werden. Dies entspricht auch den Erkenntnissen aus dem Finance Team Trends Report 2023, der zeigt, dass Finanzteams durch KI-gestützte Prüfungssysteme die Fehlerquote in der Abschlussprüfung um bis zu 40 % senken können.
• Fehlerreduktion durch automatisierte Buchungen: KI-gesteuerte Systeme ermöglichen es, Buchungen automatisch vorzunehmen und gleichzeitig auf Fehler oder Lücken in den Daten zu prüfen. Dies verringert die Fehleranfälligkeit und entlastet das Team von zeitaufwendigen Kontrollen und Korrekturen. Der PwC-Bericht zeigt, dass Unternehmen, die auf KI-gestützte Buchungen umgestellt haben, die Effizienz im Finanzabschluss um 25 % steigern konnten, da weniger manuelle Prüfungen nötig sind.
• Echtzeit-Analysen und strategische Entscheidungsgrundlagen: KI unterstützt Finanzabteilungen nicht nur bei der operativen Arbeit, sondern auch bei strategischen Entscheidungen. Echtzeit-Analysen und die Identifikation von Trends ermöglichen datenbasierte Entscheidungen, die das Risikomanagement und die Planung verbessern. Laut Deloitte betrachten 42 % der Finanzverantwortlichen die Nutzung von KI für strategische Analysen als zentrale Voraussetzung, um zukunftssichere Finanzstrategien zu entwickeln.

Die Anwendung von KI im Finanzabschluss geht über Effizienzsteigerung hinaus und eröffnet neue strategische Möglichkeiten für Finanzteams. Ein zentraler Punkt für die Praxis ist, wie KI-gestützte Automatisierung die Rolle des Finanzwesens von einer rein operativen Funktion hin zu einem datengetriebenen, strategischen Partner im Unternehmen entwickeln kann. Diese Transformation stellt jedoch Finanzverantwortliche vor die Frage, wie sie die Übersetzung von KI-Analysen in konkrete Entscheidungsprozesse sicherstellen und welche Fähigkeiten im Team dafür gefördert werden müssen. Die Ergebnisse der Studien legen nahe, dass dies nur mit einer klaren Strategie für Datenqualität und gezielter Schulung gelingt, um die Potenziale der KI langfristig erfolgreich umzusetzen.

Reflexion und Ableitung offener Fragen für den Shift/Finance Automation SUMMIT

Die Einführung der E-Rechnung und der Einsatz von KI im Finanzabschluss eröffnen neue Möglichkeiten, werfen jedoch auch spezifische strategische und operative Fragen auf, die auf dem Shift/Finance Automation SUMMIT eingehend diskutiert werden sollten. Die Studien zeigen, dass Automatisierung und Optimierung im Finanzwesen hohe Priorität genießen. Gleichzeitig machen sie jedoch deutlich, dass eine erfolgreiche Umsetzung gezielte Maßnahmen und neue Ansätze erfordert.

Offene Fragen und konkrete Herausforderungen für den SUMMIT:

• Datenqualität und Integration der E-Rechnung: Die E-Rechnung trägt auf verschiedenen Ebenen zur Verbesserung der Datenqualität bei. Dies umfasst die Standardisierung der Datenstruktur mit einheitlichen Datenfeldern und Formaten, was Fehler bei der Dateneingabe reduziert und die automatische Verarbeitung und Validierung erleichtert. Die automatisierte Datenerfassung minimiert Tippfehler und sorgt für eine konsistente Informationsdarstellung. Eine zentrale Herausforderung bleibt jedoch: Wie lässt sich die Echtzeit-Verfügbarkeit und Konsistenz der Daten zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen sicherstellen? Welche Mechanismen sind erforderlich, um eine kontinuierliche integrierte Datenvalidierung und die Korrektur von Unstimmigkeiten in Echtzeit zu ermöglichen?
• Systemintegration und IT-Komplexität: Die Umstellung auf E-Rechnung und KI erfordert oft tiefgreifende Anpassungen in der IT-Infrastruktur und eine nahtlose Integration der Systeme. In der Praxis sind viele Unternehmen mit einer heterogenen Systemlandschaft konfrontiert, was die Implementierung neuer Technologien erschwert. Welche Best Practices existieren, um diese Komplexität zu bewältigen? Welche Technologien und Ansätze können helfen, eine flexible, zukunftssichere Systemarchitektur zu schaffen, die kompatibel mit künftigen Automatisierungslösungen bleibt?
• Kompetenzaufbau im Finanzteam: Die Automatisierung verändert die Rollen und erforderlichen Kompetenzen in Finanzabteilungen. Mit der Verlagerung auf KI-gestützte Prozesse steigt der Bedarf an Fachkenntnissen in den Bereichen Datenanalyse und Prozessmanagement. Welche Kompetenzen sind für eine effektive Nutzung von KI im Finanzabschluss besonders wichtig? Wie können Unternehmen eine lernfördernde Kultur etablieren, um den kontinuierlichen Kompetenzaufbau zu unterstützen und ihre Teams optimal auf die Zusammenarbeit mit neuen Technologien vorzubereiten?
• Übersetzung von KI-Analysen in strategische Entscheidungen: Die Fähigkeit, KI-gestützte Analysen in konkrete strategische Entscheidungen umzusetzen, ist für Finanzteams essenziell, um von den gewonnenen Erkenntnissen zu profitieren. Wie lässt sich die Relevanz von KI-Analysen für operative und strategische Entscheidungen in Finanzabteilungen stärken? Welche Prozesse und Entscheidungsstrukturen sind notwendig, um KI-Erkenntnisse wirksam und zuverlässig in die Unternehmensstrategie einzubinden?
• Compliance und zukünftige regulatorische Entwicklungen: Die E-Rechnungspflicht und weitere gesetzliche Anforderungen erhöhen die Bedeutung einer compliance-sicheren IT-Umgebung. Da die regulatorischen Anforderungen an den Finanzabschluss voraussichtlich weiter steigen werden, stellt sich die Frage, wie Finanzabteilungen ihre Prozesse flexibel und zukunftssicher gestalten können. Welche Rolle kann KI dabei spielen, regulatorische Risiken zu minimieren und Compliance zu gewährleisten? Welche Vorbereitungen sind erforderlich, um sich an die potenziell steigenden Anforderungen schnell und effizient anzupassen?

Die aufgezeigten Fragen verdeutlichen, dass die Umsetzung von E-Rechnung und KI im Finanzabschluss zahlreiche Detailfragen mit sich bringt, die sorgfältig adressiert werden müssen. Mit dem Shift/Finance Automation SUMMIT bieten wir hier eine Gelegenheit, um praxisnahe Lösungen und Best Practices gemeinsam zu diskutieren. 

Fazit und Ausblick auf den Shift/Finance Automation SUMMIT

Die Automatisierung im Finanzwesen entwickelt sich rasant und wird durch Technologien wie die E-Rechnung und KI entscheidend vorangetrieben. Finanzabteilungen stehen damit nicht nur vor der Aufgabe, bestehende Prozesse zu beschleunigen und präziser zu gestalten, sondern müssen auch neue strategische Potenziale erkennen und nutzen. Die Optimierung des Financial Close Management durch Automatisierung eröffnet Chancen, bringt jedoch spezifische Herausforderungen mit sich, die eine genaue Planung und gezielte Kompetenzentwicklung erfordern.

Der Shift/Finance Automation SUMMIT bietet hier eine wertvolle Gelegenheit, um praxisnahe Lösungen und Best Practices gemeinsam zu diskutieren. Im Austausch mit ExpertInnen können Teilnehmende Ansätze entwickeln, die die Finanzautomatisierung nachhaltig stärken und ihre Abteilungen auf den Wandel hin zu datengetriebenen, strategischen Partnern im Unternehmen vorbereiten.