Purchase-to-Pay-Prozesse als Hebel für das Working Capital Management

Gibt es im Kontext der digitalen Transformation im Finanz- und Rechnungswesen spannendere Themen als die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsabwicklungsprozesse? Diese Frage haben wir uns zum Jahreswechsel gestellt, während wir die weiteren Events und Aktivitäten von Shift/Finance planten. Unsere Antwort darauf lautet klar: Nein.

Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) bleibt von zentraler Bedeutung für die digitale Transformation im Finanz- und Rechnungswesen. Er trägt nicht nur maßgeblich zur Effizienz, Kostenkontrolle und Compliance bei, sondern ist in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten auch von großer Bedeutung für die Liquidität und das Working Capital des Unternehmens. Die Implementierung und fortlaufende Optimierung von digitalen und automatisierten Prozessen sind daher entscheidend für das Management des Umlaufvermögens und der kurzfristigen Verbindlichkeiten, was zu einer effizienteren Kapitalnutzung und einer stärkeren finanziellen Gesundheit führt.

Das Thema der optimierten P2P-Prozesse, oder breiter gefasst, der Automation von Kreditorenzahlungen (aka AP Automation), mag nicht neu sein, doch gewinnt es in diesen wirtschaftlich angespannten Zeiten an besonderer Bedeutung. Zusätzlich sorgen neue Vorschriften zur digitalen Rechnung im B2B-Warenverkehr und wachsende Anforderungen aus Nachhaltigkeits- und Lieferketten-Regulierungen für zusätzliche Herausforderungen, welche die Bedeutung der Prozessoptimierung noch verstärken.

Im Vorfeld des Shift/Finance P2P FORUMs haben wir uns daher insbesondere aus der Perspektive des Working Capital Managements noch einmal intensiv mit der Optimierung der Purchase-to-Pay-Prozesse beschäftigt und wichtige Diskussionsthemen für das bevorstehende Event herausgearbeitet.

Bedeutsamkeit der Purchase-to-Pay-Prozesse im Kontext des Working Capital Management

Im Rahmen des Working Capital Managements ist der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) von zentraler Bedeutung. Wie bereits einleitend dargestellt, trägt eine effiziente Ausgestaltung dieses Prozesses wesentlich zur Sicherung der Liquidität, zur Kontrolle der Kosten und zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen bei.

Wichtige Einflussfaktoren des P2P-Prozesses auf das betriebliche Kapital

Nachfolgend haben wir die für uns wichtigen Einflußfaktoren des P2P-Prozesses auf das betriebliche Kapital aufgeführt:

• Liquiditätsmanagement: Die Optimierung des P2P-Prozesses trägt zur Verkürzung des Cash Conversion Cycles bei. Angepasste Zahlungsfristen und ein präzises Verbindlichkeitsmanagement verbessern nicht nur die Liquidität, sondern auch die Verfügbarkeit von Betriebskapital.

• Kostenreduktion und Effizienz: Durch die Automatisierung des P2P-Prozesses werden manuelle Fehler minimiert, Überzahlungen verhindert und Verwaltungskosten gesenkt. Diese Optimierungen helfen, die Gesamtkosten zu reduzieren und Ressourcen effizienter einzusetzen.

• Risikomanagement: Standardisierte Prozesse und die strikte Einhaltung von Compliance-Richtlinien verringern finanzielle Risiken und schützen das Unternehmen vor potenziellen Verlusten durch Betrug, Vertragsverletzungen oder regulatorische Strafen.

• Strategische Vorteile: Ein gut strukturierter P2P-Prozess verbessert die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten und unterstützt wertvolle Partnerschaften durch vorteilhafte Zahlungsbedingungen. Dies stärkt die langfristige Wettbewerbsfähigkeit und ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren.

• Technologische Integration: Der Einsatz fortschrittlicher Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen im P2P-Prozess fördert Innovationen und unterstützt ein effektives Working Capital Management. Diese Technologien erlauben eine präzise Analyse von Ausgabedaten und erleichtern eine kontinuierliche Optimierung der Prozesse.

Weitere Optimierungen in diesem Bereich können damit zur Verbesserung der finanziellen Lage eines Unternehmens beitragen, was derzeit für viele Firmen ein entscheidender Faktor ist.

Aktuelle regulatorische Anforderungen als Hebel für die weitere Optimierung der P2P-Prozesse und damit des Working Capital Managements nutzen

Neben wirtschaftlichen Zwängen stehen Unternehmen derzeit auch vor regulatorischen Herausforderungen in der Finanz- und Lieferkettenwelt, wie der E-Rechnungspflicht und dem Lieferkettengesetz. Diese Anforderungen bieten zusammen mit den wirtschaftlichen Notwendigkeiten eine einzigartige Gelegenheit, die Effizienz und Wirksamkeit des Purchase-to-Pay-Prozesses zu steigern und gleichzeitig das Working Capital Management zu verbessern. Die aktuellen Anforderungen stellen somit Katalysatoren für die digitale Transformation der Finanzprozesse dar, die es unbedingt zu nutzen gilt.

Im Folgenden haben wir wichtige Maßnahmen aufgeführt, die wir auch im Rahmen des Shift/Finance P2P FORUMs detaillierter diskutieren wollen:

1. Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben: Angesichts der bevorstehenden E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen ihre Systeme für die elektronische Rechnungsverarbeitung ausbauen oder optimieren. Diese Digitalisierung ermöglicht nicht nur die Einhaltung neuer Gesetze, sondern beschleunigt auch den gesamten Rechnungsprozess. Dies reduziert die Durchlaufzeit von Rechnungen und ermöglicht eine schnellere Freigabe von Zahlungen, was die Liquidität und die Nutzung von Skonti verbessert.

2. Datenintegration und -transparenz erhöhen: Die Anforderungen des Lieferkettengesetzes erfordern eine detaillierte Dokumentation und Berichterstattung über Lieferanten sowie deren Einhaltung von Compliance-Standards. Durch die Integration dieser Daten in den P2P-Prozess können Unternehmen nicht nur Risiken besser steuern, sondern auch ihre Zahlungspraktiken optimieren und dadurch das gebundene Kapital minimieren.

3. Compliance als strategischen Vorteil nutzen: Die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben sollte nicht nur als notwendige Pflicht betrachtet werden, sondern auch als Chance, die eigenen Geschäftsprozesse zu überprüfen und zu verbessern. Unternehmen, die frühzeitig in Compliance-Investitionen einsteigen, können sich Wettbewerbsvorteile sichern und ihre Marktposition stärken.

4. Schulung und Change Management: Die Einführung neuer Technologien und Prozesse erfordert eine sorgfältige Planung und Schulung der beteiligten Mitarbeitenden. Durch gezielte Trainingsmaßnahmen und eine effektive Change-Management-Strategie können Unternehmen sicherstellen, dass die neuen Prozesse schnell und effizient umgesetzt werden, was die positiven Auswirkungen auf das Working Capital maximiert.

Die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung des P2P-Prozesses in Reaktion auf neue gesetzliche Vorschriften und technologische Fortschritte ist aus unserer Sicht entscheidend, um das Working Capital Management proaktiv zu verbessern. Durch die weitere Optimierung wird es möglich, die Unternehmensleistung nachhaltig zu steigern.

Fazit und Ausblick

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Purchase-to-Pay-Prozess eine Schlüsselrolle in der digitalen Transformation von Unternehmen spielt. Angesichts der wirtschaftlichen Herausforderungen und neuen regulatorischen Anforderungen bietet die Optimierung dieses Prozesses nicht nur die Chance, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, sondern auch das Working Capital Management nachhaltig zu verbessern. Digitalisierung und Automatisierung, die Einhaltung von Compliance-Standards sowie fortschrittliche Datenanalyse sind dabei entscheidende Faktoren, die Unternehmen in die Lage versetzen, agil und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Für eine vertiefende Diskussion dieses Themas möchten wir Sie zum kommenden Shift/Finance P2P FORUM einladen. Entlang verschiedener Expertenbeiträge und Erfahrungsberichte sowie einer abschließenden Diskussion wollen wir Empfehlungen diskutieren, mit denen die P2P-Prozesse weiter optimiert werden können. Im Rahmen des Forums sollen auch in einem Austausch mit allen Teilnehmenden folgende Fragen diskutiert werden:

1. Welche grundlegenden Anforderungen stellt die E-Rechnungspflicht 2025 an Unternehmen und wie gut sind die Unternehmen darauf vorbereitet?
2. Wie müssen die internen Prozesse angepasst werden, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?
3. Welche Veränderungen und Implikationen bringt das Lieferkettengesetz für den P2P-Bereich?
4. Welche weiteren Anpassungen müssen Unternehmen vornehmen, um die digitale Transformation in diesem Bereich voranzubringen?

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