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Purchase to Pay als Grundlage für die Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen

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Purchase to Pay (P2P) ist eine wichtige Grundlage für die Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen, da es sich um einen Prozess handelt, der viele wiederkehrende Schritte und Aufgaben enthält, die sich gut für die Automatisierung eignen.

Mit dem Purchase to Pay FORUM im März 2023 bieten wir im Rahmen der Shift/Finance Plattform ein neues Angebot zum Erfahrungsaustausch rund um dieses Thema. 

Purchase to Pay auf dem Vormarsch

Purchase to Pay (P2P) - auch Procure-to-Pay genannt - ist der Prozess, der die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis hin zur Bezahlung von Rechnungen abdeckt. Dabei geht es um die Bestellung von Waren, die Eingangsrechnungsprüfung, die Genehmigung von Rechnungen und die Bezahlung. 

Purchase to Pay (P2P) wird in vielen Unternehmen bedeutsamer, da es sich um einen Prozess handelt, der einen großen Einfluss auf die Finanzlage eines Unternehmens hat. P2P umfasst die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis hin zur Bezahlung von Rechnungen und ist somit ein wichtiger Faktor für die Liquidität eines Unternehmens.

Ein weiterer Grund, warum P2P immer wichtiger wird, ist, dass es sich um einen Prozess handelt, der viele manuelle Schritte beinhaltet, die Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von P2P-Prozessen können diese Schritte beschleunigt und vereinfacht werden, was wiederum dazu beitragen kann, die Effizienz und Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Darüber hinaus rückt das Thema P2P in vielen Unternehmen stärker in den Fokus, da es sich um einen Prozess handelt, der viel Potenzial für Fehler birgt. Durch die Automatisierung von P2P-Prozessen können Fehlerquellen minimiert werden, was wiederum dazu beitragen kann, die Qualität von Finanzprozessen zu erhöhen und das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Insgesamt ist festzustellen, dass P2P daher auf dem Vormarsch ist, da es hierbei um Digitalisierungsaspekte geht, die einen direkten Einfluss auf die Finanzlage der Unternehmen hat und damit insbesondere in wirtschaftlich angespannten Zeiten immanent wichtig ist. Gleichsam ist die Einführung und Umsetzung von Purchase-to-Pay-Prozessen eine Prozessveränderung im Unternehmen, die mit den üblichen Stolperfallen von Prozessveränderungen daherkommt - wie z.B. falsches und mangelhaftes Verständnis der Prozesszusammenhänge und Integrationsherausforderungen, fehlende Benutzerakzeptanz oder unzureichende Projektbegleitung.

Hier braucht es einen intensiven Austausch zu Erfahrungen, was auch den Hintergrund und die Motivation für das Purchase-to-Pay FORUM der Shift/Finance Plattform darstellt.

Purchase to Pay als Fokuskonzept für die Digitalisierung und Automatisierung im Finanz- & Rechnungswesen

Purchase to Pay (P2P) kann als wichtiger, konzeptioneller Rahmen für die Digitalisierung und Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen verstanden werden, da es sich um einen zentrale Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen handelt, die mithilfe von digitalen Prozessen optimiert und automatisiert werden können.

Die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen beinhaltet die Nutzung von Technologien wie z.B. Finanzmanagement-Software oder elektronischen Rechnungssystemen, um Finanzprozesse zu optimieren und zu beschleunigen. 

Die Einführung digitaler Rechnungsvorgänge spielt dabei eine zentrale Rolle. Statt manuellem Einlesen und Abgleichen von Rechnungen können die Informationen rund um einen Beschaffungs- und Zahlungsvorgang zum Zeitpunkt des Entstehens (dem Start des Beschaffungsvorganges) erfasst werden. Nach Prüfung des Wareneinganges kann entlang der elektronischen Rechnung (E-Rechnung / E-Invoice) eine automatische Prüfung und Freigabe der Rechnung für den Zahlungsvorgang realisiert werden. 

Alternativ bietet die Themen intelligente OCR-Erfassung und Robotic Process Automation (kurz RPA) zudem die Möglichkeit die Eingangsrechnungsprüfung alternativ zu automatisieren, indem sie Rechnungen einlesen und die Informationen mit Hilfe von Software-Robotern abzugleichen.

Mit einer integrierten Sicht auf P2P-Prozesse und deren Digitalisierung und Automatisierung können diese Schritte beschleunigt und vereinfacht werden. Darüber hinaus hat der P2P Prozess auch viele relevante Daten für weitergehende Finanzprozesse wie z.B. das Liquiditäts- und Risikomanagement. Durch die Automatisierung von P2P-Prozessen können diese Daten besser erfasst und verarbeitet werden, was wiederum die Effizienz von Finanzprozessen erhöhen kann.

Zum anderen ist P2P auch ein Prozess, der viel Potenzial für Fehler birgt. Durch die digitale Automatisierung von P2P-Prozessen können Fehlerquellen minimiert werden, indem sie von Software-Robotern übernommen werden, die keine menschliche Fehlbarkeit haben.

Insgesamt ist P2P daher eine wichtige Grundlage für die Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen, da es sich um einen Prozess handelt, der viele wiederkehrende Schritte und Aufgaben beinhaltet, die sich gut für die Automatisierung eignen und dazu beitragen können, die Effizienz von Finanzprozessen zu erhöhen und Fehlerquellen zu minimieren.

  •  Haas
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