Im Vortrag "Praxisbericht zur Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows" präsentiert Olaf Fischel, Leiter Rechnungswesen und Steuern beim Deutschen Sparkassen- und Giroverband, die Erfahrungen und Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows. Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband entschied sich nach intensiver Prüfung und vor acht Jahren dafür, den elektronischen Rechnungsworkflow umzusetzen. Durch die zunehmende Digitalisierung und die Notwendigkeit, elektronische Rechnungen zu bearbeiten, entstand bei der öffentlichen Einrichtung ein zusätzlicher Druck für die Umsetzung. Die Entwicklung hin zu E-Rechnungen erforderte eine Anpassung der Arbeitsprozesse, insbesondere im Hinblick auf den Vorsteuerabzug, was für die Organisation eine bedeutende Herausforderung darstellte. Trotz anfänglicher Bedenken und Widerstände in der Organisation sowie einem manuellen und langwierigen Bearbeitungsprozess von bis zu vier Wochen pro Rechnung, war die Umstellung auf den digitalen Workflow unumgänglich. Die rechtliche und prozessuale Umstrukturierung brachte eine Neuordnung der Abläufe mit sich, einschließlich Schulungen, Testphasen und einer kontinuierlichen Anpassung an die neuen Anforderungen. Die Einführung des Rechnungsworkflows führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, einer besseren Übersicht über Rechnungen und einer schnelleren Bearbeitungszeit auf maximal fünf Tage pro Rechnung.

Die Herausforderungen des Projekts lagen insbesondere im Change Management, der Akzeptanz der Mitarbeiter sowie der Kommunikation und Umstellung der Lieferanten auf E-Rechnungen. Die Umstellung auf E-Rechnungen dauerte etwa zwei Jahre und wurde durch die COVID-19 Pandemie beschleunigt. Die Organisation musste sich zudem mit der Verarbeitung von Gutschriften und Stornierungen auseinandersetzen, was in beide Richtungen möglich war. Olaf Fischel rät dazu, Widerständen gegenüber dem Wandel entgegenzuwirken, kontinuierlich zu schulen, stetig zu kommunizieren und die klaren Richtlinien der neuen Prozesse zu befolgen. Insgesamt können aus seiner Sicht Organisationen von der Implementierung eines digitalen Rechnungsworkflows viele Vorteile rausziehen und von den Effizienzgewinnen und der besseren Kontrolle über ihre Rechnungsprozesse profitieren.