Der Purchase to Pay (P2P) Prozess spielt als zentraler Finanzprozess eine entscheidende Rolle bei der digitalen Transformation der Unternehmen. Er ist komplex und unterteilt sich in vielen Unternehmen in einzelne, eigenständige Schritte, die häufig von verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden. Dies macht die Vereinheitlichung des Prozesses im Rahmen der digitalen Transformation zu einer schwierigen Herausforderung.
Im Beitrag beleuchten wir wichtige Themen zur Optimierung der Purchase to Pay Projekte und diskutieren alte und neue Herausforderungen.
Status-Quo der Purchase to Pay Programme
Der über verschiedene Abteilungen aufgeteilte Charakter der Purchase-to-Pay-Programme hat in der Vergangenheit zu geführt, dass hier vielfach "viele Köche gleichzeit am Kochen" war und die jeweils in ihrem Verantwortungsbereich stehenden Teilprozesse zu transformieren bzw. zum Teil auch schon zu automatisieren. Die Teilautomatisierung dieser Prozessschritte durch spezialisierte Software führte oft zu einer fragmentierten Systemlandschaft und zur Bildung von Informationssilos.
Dieses Silodenken verhindert nach wie vor eine durchgehende Automatisierung der Prozesse, was zu Lücken in der Automatisierung und zu hohem operativem Aufwand führt. In einigen Unternehmen wurden diese hohen operativen Kosten durch die Auslagerung von Aufgaben an Near- und Offshore-Shared-Service-Center begegnet, was wiederum weder die Effizienz noch die Effektivität des Gesamtprozesses verbesserte. Die Prozessqualität litt unter diesen Veränderungen, und die grundlegenden Probleme im Prozessablauf bestehen nach wie vor.
Um den P2P Prozess erfolgreich zu optimieren, gilt auch hier, den aktuellen Stand der Purchase to Pay Programme zu analysieren und klar die Stärken als auch die Schwachstellen zu identifizieren. Eine detaillierte Bestandsaufnahme ermöglicht es Unternehmen, gezielt Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. Dies ist aber nach Aussagen vieler Experten auch nur in den wenigsten Unternehmen systematisch erfolgt, woraus sich sowohl konzeptionell als auch prozessual vielfach ein großer "Flickenteppich" entstanden ist.
Im Zuge der weiteren technologischen Entwicklungen wie auch dem allgemeinen Wettbewerbsdruck und Digitalisierungsbestrebungen gilt es hier nochmals neu zu denken.
Alte und neue Anforderungen für P2P
Die Anforderungen an den P2P Prozess haben sich im Laufe der Zeit verändert. Während früher hauptsächlich Effizienz und Kosteneinsparungen im Fokus standen, sind heute auch andere Faktoren von Bedeutung.
Eine wichtige Anforderung an den P2P Prozess ist die Transparenz. Unternehmen müssen in der Lage sein, den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung nachvollziehen zu können. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und hilft, Fehler oder Missbrauch zu vermeiden. Insbesondere die Dokumentationspflichte aus den neuen CSRDD und Lieferkettenbestimmungen bringen für die Unternehmen hier eine neue Notwendigkeit ins Spiel.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Integration von digitalen Lösungen. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung können Unternehmen den P2P Prozess weiter optimieren und die Effizienz erhöhen. Hierbei ist es wichtig, innovative Technologien einzusetzen und kontinuierlich nach neuen Lösungsansätzen zu suchen.
Ein entscheidender Punkt bei der Entwicklung des P2P Prozesses ist die Sicherheit. Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung der Geschäftsprozesse ist es unerlässlich, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um die Datenintegrität und den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten. Unternehmen müssen sich aktiv mit Themen wie Datenschutz, Zugriffskontrolle und Cybersecurity auseinandersetzen, um potenzielle Risiken zu minimieren.
Zusätzlich zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung gewinnt auch die Nachhaltigkeit im P2P Prozess an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen legen Wert auf umweltfreundliche Beschaffungspraktiken und Lieferketten. Dies bedeutet, dass neben ökonomischen auch ökologische und soziale Aspekte in die Entscheidungsfindung einfließen. Die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in den P2P Prozess kann nicht nur das Image eines Unternehmens verbessern, sondern auch langfristige positive Auswirkungen auf die Umwelt haben.
Die Hauptziele der P2P-Optimierung umfassen:
- Automatisierung und Digitalisierung: Von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung werden Prozesse automatisiert, um manuelle Eingriffe und Fehler zu minimieren.
- Erhöhung der Transparenz und Kontrolle: Eine bessere Sichtbarkeit des Prozessverlaufs verbessert die Kontrolle über offene Posten und Zahlungstermine.
- Beschleunigung der Abläufe: Schnellere Prozesse vermeiden Skontoverluste und unterstützen eine effektive Liquiditätsplanung.
- Senkung der Kosten: Die Reduzierung von Personal- und Zeitaufwand führt zu Kosteneinsparungen.
- Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit: Die optimierte Abstimmung zwischen den beteiligten Abteilungen und Lieferanten fördert die Zusammenarbeit.
KI & Automatisierung als neuer Treiber
Künstliche Intelligenz und Automatisierung spielen eine immer größere Rolle bei der Optimierung der P2P Prozesse. Durch den Einsatz von KI-gesteuerten Systemen können Unternehmen den gesamten Purchase to Pay Prozess effizienter und fehlerfreier gestalten.
Mit Hilfe moderner Technologien können repetitive Aufgaben automatisiert werden, sodass Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben. Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz von KI die Analyse großer Datenmengen und die Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
Um von den Vorteilen der KI und Automatisierung profitieren zu können, ist es jedoch wichtig, die richtigen Tools und Systeme auszuwählen und sicherzustellen, dass diese nahtlos in den bestehenden P2P Prozess integriert werden können.
Die Implementierung von KI in den P2P Prozessen erfordert eine sorgfältige Planung und Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die Systeme effektiv genutzt werden können. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter das Vertrauen in die KI-Technologie entwickeln und verstehen, wie sie ihnen dabei helfen kann, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.
Zusätzlich zur Effizienzsteigerung kann der Einsatz von KI in den P2P Prozessen auch zu einer verbesserten Transparenz und Nachverfolgbarkeit führen. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen Echtzeitdaten nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Re-Organisation in P2P zum integrierten Shared-Service-Ansatz
Die Re-Organisation des P2P Prozesses hin zu einem integrierten Shared-Service-Ansatz bietet viele Vorteile. Durch die Bündelung der Aufgaben in einem zentralen Team können Unternehmen Effizienzsteigerungen und Synergieeffekte erzielen.
Ein integrierter Shared-Service-Ansatz ermöglicht eine einheitliche Steuerung und Kontrolle des gesamten P2P Prozesses. Dies verbessert die Transparenz, reduziert Fehlerquoten und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Aufgaben.
Um eine erfolgreiche Re-Organisation zu gewährleisten, ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten und Prozessabläufe festzulegen. Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern sind ebenfalls entscheidend.
Die Implementierung eines integrierten Shared-Service-Ansatzes erfordert oft eine umfassende Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Prozessen und Systemen vertraut sind. Dies kann dazu beitragen, Widerstände gegen Veränderungen zu minimieren und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu fördern.
Des Weiteren ist es ratsam, regelmäßige Überprüfungen und Evaluierungen des neuen P2P-Systems durchzuführen, um sicherzustellen, dass es den gewünschten Effekt erzielt und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Eine kontinuierliche Verbesserung des Shared-Service-Ansatzes ist entscheidend, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten.
Ausblick zur weiteren Optimierung der P2P Prozesse
Die Optimierung der P2P Prozesse ist ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen müssen stets auf dem neuesten Stand bleiben und neue Technologien und Trends im Auge behalten.
Ein wichtiger Ansatz zur weiteren Optimierung ist die kontinuierliche Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter. Nur wenn die Mitarbeiter über das nötige Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, können sie den P2P Prozess erfolgreich optimieren und die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Darüber hinaus sollten Unternehmen regelmäßige Überprüfungen und Audits durchführen, um sicherzustellen, dass alle P2P Prozesse den angestrebten Zielen entsprechen. Hierbei können auch externe Berater oder Experten hinzugezogen werden, um neue Perspektiven einzubringen und Optimierungspotenziale aufzuzeigen.
Indem Unternehmen kontinuierlich an der Optimierung ihrer P2P Prozesse arbeiten, können sie ihre Effizienz steigern, Kosten reduzieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.
Insgesamt ist die Optimierung der Purchase to Pay Projekte ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu optimieren. Durch die Analyse des Status-Quo, die Berücksichtigung neuer Anforderungen, den Einsatz von KI und Automatisierung, die Re-Organisation hin zu einem integrierten Shared-Service-Ansatz und die kontinuierliche Optimierung können Unternehmen ihre P2P Prozesse erfolgreich verbessern.
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