Townhall: Wie verändert die KI das Operating Model im P2P Ansatz

Townhall: Wie verändert die KI das Operating Model im P2P Ansatz
Mitschnitt-Länge: 30 Minuten
Mitschrift verfügbar

Automatisierung und Integration im P2P: Wie flexible Plattformen Prozesse, Nutzerakzeptanz und Compliance im Einkauf verändern.

Im Mittelpunkt steht die Frage, wie Automatisierung und Integration moderner E-Procurement-Lösungen das Operating Model im Procure-to-Pay-Prozess (P2P) von Unternehmen verändern. Die Diskussion beleuchtet die Herausforderungen, die sich aus der Einbindung neuer Tools in bestehende Systemlandschaften ergeben, insbesondere im Spannungsfeld zwischen Legacy-Systemen, begrenzten IT-Ressourcen und der Notwendigkeit, Endnutzern einen möglichst barrierearmen Zugang zu Einkaufsprozessen zu ermöglichen. Die Perspektive einer erfahrenen Projektleiterin, die zahlreiche P2P-Implementierungen verantwortet hat, prägt den Beitrag: Sie beschreibt, wie die technische Integration, die Harmonisierung organisatorischer Abläufe und die Akzeptanz bei den Nutzern ineinandergreifen und welche Rolle Change Management und Compliance dabei spielen.

Kernpunkte sind die Automatisierung von Kontierung, Warengruppenfindung und Rechnungsprüfung sowie die Integration von Bestellprozessen in bestehende Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams. Die Panelistin hebt hervor, dass die Unternehmensgröße weniger entscheidend ist als die Anzahl der Bedarfsträger mit unregelmäßigem Bestellverhalten. Sie erläutert, wie flexible Plattformlösungen die Arbeit des Einkaufs erleichtern, indem sie Kataloge und Lieferantenmärkte direkt einbinden und so No-Touch-Prozesse ermöglichen. Herausforderungen liegen vor allem in der Datenqualität, der Definition klarer Ziele für KI-basierte Automatisierung und der Überwindung etablierter Einkaufsgewohnheiten. Die Diskussion zeigt, dass ein automatisierter P2P-Prozess ab einer bestimmten Unternehmensgröße sinnvoll ist, um Compliance und Effizienz zu sichern, und dass die Auswahl der passenden Lösung von der spezifischen Prozesslandschaft und Nutzerstruktur abhängt.

Die größte Herausforderung im Purchase-to-Pay-Prozess ist nicht die Technik, sondern die organisatorische Umstellung – Change Management entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. – Bettina Fischer

Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig es ist, die Nutzer dort abzuholen, wo ihre Bedarfe entstehen – nicht noch ein weiteres Tool, sondern Integration in bestehende Arbeitsumgebungen. – Bettina Fischer

KI ist keine Wunderwaffe: Ohne klare Ziele, saubere Daten und definierte KPIs bleibt Automatisierung im Purchase-to-Pay-Prozess Stückwerk. – Bettina Fischer

  • Die Integration von E-Procurement-Lösungen in bestehende Systemlandschaften ist eine zentrale Herausforderung, insbesondere aufgrund von Legacy-Systemen und fehlenden offenen Schnittstellen.

  • Automatisierung und KI bieten große Chancen im Purchase-to-Pay-Prozess, insbesondere bei der Kontierung, Warengruppenfindung und Rechnungsprüfung, erfordern aber klare Zieldefinitionen und Datenqualität.
  • Nutzerfreundlichkeit ist entscheidend: Endnutzer sollen ohne zusätzliche Tools oder komplexe Systeme bestellen können, idealerweise direkt in bestehenden Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams.
  • Change Management bleibt eine der größten Hürden, da bestehende Einkaufsgewohnheiten und Prozesse schwer zu verändern sind, unabhängig von der Unternehmensgröße.
  • Ab einer Unternehmensgröße von etwa 150 Mitarbeitenden ist ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess sinnvoll, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.

Automatisierung im Procure-to-Pay-Prozess konfrontiert Unternehmen mit einem grundlegenden Zielkonflikt: Einerseits steht die Forderung nach maximaler Effizienz und Compliance durch End-to-End-Digitalisierung, andererseits blockieren gewachsene Einkaufsgewohnheiten, fragmentierte Systemlandschaften und mangelnde Ressourcen die konsequente Umsetzung. Die Diskussion legt offen, dass technologische Potenziale – etwa durch KI-gestützte Kontierung oder nahtlose Integration von E-Procurement-Lösungen – häufig an kulturellen und organisatorischen Barrieren scheitern. Besonders im Mittelstand wird der blinde Fleck sichtbar, dass Automatisierung nicht allein eine Frage der Systemauswahl ist, sondern tief in die Verantwortungs- und Entscheidungsstrukturen eingreift. Die Erwartung, dass KI und Automatisierung ohne klare Zieldefinition und Datenqualität nachhaltige Verbesserungen liefern, erweist sich als Denkfehler. Gleichzeitig verschiebt sich die Verantwortung für Prozessqualität und Compliance zunehmend von der Buchhaltung auf die operativen Bedarfsträger – eine Transformation, die neue Anforderungen an Change Management und Führung stellt.

Der Beitrag fordert dazu auf, Automatisierung nicht als rein technisches Projekt, sondern als strategische und kulturelle Aufgabe zu begreifen. Entscheider erhalten den Impuls, operative Vereinfachung und Nutzerfreundlichkeit als zentrale Erfolgsfaktoren zu priorisieren, statt sich in Feature-Listen und Systemvergleichen zu verlieren. Die Empfehlung, ab einer bestimmten Unternehmensgröße konsequent auf automatisierte P2P-Prozesse zu setzen, adressiert die Notwendigkeit, Compliance und Transparenz strukturell abzusichern. Gleichzeitig verschiebt der Beitrag die Perspektive: Nicht die Größe des Unternehmens, sondern die Heterogenität der Bedarfsträger und die Fähigkeit, Change Management aktiv zu gestalten, bestimmen den Erfolg. Für die Praxis bedeutet das, technische Integration, Nutzerakzeptanz und organisatorische Harmonisierung als gleichwertige Handlungsfelder zu behandeln und Automatisierung als kontinuierlichen Lern- und Anpassungsprozess zu steuern.

Der Zugriff auf das Video umfasst eine textuelle Aufarbeitung, die bereits mit einem Freemium-Account zugänglich ist.

Jetzt direkten Zugang freischalten!

Registriere Dich für einen Freemium-Zugang für die Shift/CX Plattform und erhalte direkten Zugang zum Mitschnitt und der Dokumentation.

Darüber hinaus bietet der Freemium-Account folgendes:
  • Zugang zu allen Freemium-Inhalten der Mediathek
  • Drei Credits für Freischaltung von Premium-Inhalten
  • Monatlicher Content-Newsletter mit redaktionell freigeschalteten Premium-Inhalten
  • Zugang zu geschlossener Linkedin-Gruppe
  • Besondere Plattform-Angebote
  • Kostenlos für immer!

Jetzt registieren & Zugang erhalten: