Das Shift/Finance Purchase to Pay FORUM am 24. Mai 2024 brachte wieder Experten und Projektverantwortliche zusammen, um Empfehlungen für die Optimierung der Purchase-to-Pay-Prozesse (P2P) zu entwickeln. Die Veranstaltung drehte sich um Best Practices und innovative Ansätze, um Effizienz und Compliance in Purchase-to-Pay-Prozessen zu steigern. Im Fokus standen die neuen regulatorischen Anforderungen wie die B2B-Rechnungspflicht und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
Die Projekte im P2P-Bereich unterteilen sich grob in zwei Lager. Zum einen gibt es die großen Konzerne, die das Thema in verschiedenen Formen umsetzen, und zum anderen die mittelständischen Unternehmen, die durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse ihren P2P-Prozess neu organisieren und digital automatisieren möchten. Beide Gruppen stehen vor spezifischen Herausforderungen bei der weiteren Optimierung.
Mit dem Shift/Finance Purchase-to-Pay FORUM bieten wir zu diesen Herausforderungen einen digitalen Erfahrungsaustausch. Dieses Jahr lag dabei der Schwerpunkt auf den Auswirkungen der neuen gesetzlichen Anforderungen und der Notwendigkeit, P2P-Prozesse ganzheitlich und end-to-end anzugehen.
Von der Notwendigkeit einer ganzheitlichen Betrachtung bis zum prozessualen Umdenken
Die Vorträge beim Shift/Finance Purchase to Pay FORUM deckten ein breites Spektrum von der grundlegenden Projektausrichtung bis hin zu spezifischen Empfehlungen für die Prozessoptimierung ab. Eine zentrale Botschaft darüber hinaus war, dass die Transformation in diesem Bereich nicht nur technologisch, sondern auch kulturell und organisatorisch im Unternehmen verankert werden muss.
Ansatzpunkte für die Optimierung der Purchase-to-Pay Prozesse
In seinem Einführungsvortrag zur Konferenz konzentrierte sich Björn Negelmann, Moderator der Shift/Finance Veranstaltungen, auf den Purchase-to-Pay-Prozess und hob hervor, dass bereits viele regelbasierte Automatisierungen in diesem Bereich existieren. Mit den Entwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) steht nun jedoch die nächste Welle der Automatisierung bevor. Negelmann betonte die Notwendigkeit, dass Projekte in diesem Bereich vorankommen müssen, um von diesen neuen Technologien zu profitieren. Zudem diskutierte er die externen Treiber wie die E-Rechnungspflicht und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, die zusätzliche Anforderungen und Chancen für die Entwicklung und Optimierung der P2P-Projekte mit sich bringen.
Kerninhalte
- Bestehende regelbasierte Automatisierungen im P2P-Prozess
- Neue Automatisierungsmöglichkeiten durch KI-Entwicklungen
- Notwendigkeit des Projektfortschritts zur Nutzung von KI
- Externe Treiber: E-Rechnungspflicht und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Erfolgsfaktoren für die End-to-End Purchase to Pay Automatisierung
Im zweiten Vortrag betonte Dr. Robert Eckhoff die Notwendigkeit eines ganzheitlicheren Ansatzes für P2P-Projekte. In Großkonzernen werden diese Prozesse oft in Shared Service oder Regional Service Modellen organisiert, was zu Silos führt. Diese Silos sind zwar in ihren jeweiligen Prozessen effektiv, doch es fehlt eine End-to-End-Prozessverantwortlichkeit. Dies kann zu schlechter Gesamt-Datenqualität, Prozessintransparenz und Skontoverlust führen. Eckhoff hob hervor, dass eine ganzheitliche Betrachtung, strategische Planung und interdisziplinäre Zusammenarbeit erforderlich sind, um diese Probleme zu vermeiden. Zudem betonte er die Bedeutung moderner Technologien und adaptiver Systemarchitekturen, um verschiedene ERP-Systeme und automatisierte Workflow-Management-Tools zu integrieren. Eckhoff sieht es als notwendig an, dass Unternehmen eine Gesamtverantwortung für den End-to-End-Prozess stärken, ein schlankes Master Data Management etablieren und den Grad der Automatisierung erhöhen müssen.
Kerninhalte:
- Notwendigkeit eines ganzheitlicheren Ansatzes
- Stärkung der Gesamtverantwortung für den End-to-End-Prozess
- Integration moderner Technologien und adaptiver Systemarchitekturen
- Erhöhung des Automatisierungsgrads
P2P-Prozess in einem globalen Konzern - Chancen und Herausforderungen
In einem Bericht aus der Praxis erläuterte Özlem Balaman den umfangreichen Konzeptansatz zum Purchase-to-Pay-Prozess in einem globalen Konzern. Die verteilten Bereiche mit unterschiedlichen Fachanwendungen spiegeln genau die Herausforderung wider, die auch Robert Eckhoff skizzierte. Zusammengeführt wird der Prozess bei der Bahn auf der Ebene der Dokumentenverarbeitung im ECM-Repository. Balaman zeigte auf, dass sich hierüber viele Herausforderungen in solchen Strukturen überbrücken lassen.
Leider haben wir für diesen Inhalt keine Freigabe für die Mediathek.
E-Rechnung - So klappt die Einführung digitaler Rechnungsprozesse, ganz easy
Im weiteren Vortrag stellten die Experten vom Veranstaltungspartner Easy Software heraus, dass die Vorteile der Digitalisierung der gesamten Rechnungsverarbeitung in der Effizienzsteigerung und Compliance dieses Prozesses liegen. Sie erläuterten, wie die Implementierung von E-Rechnungen gemäß EU-Richtlinien und deren Integration in bestehende Systeme Unternehmen dabei helfen kann, administrative Lasten zu reduzieren und Transparenz in den Finanzprozessen zu erhöhen.
Kerninhalte:
- Digitalisierung der gesamten Rechnungsverarbeitung
- Implementierung von E-Rechnungen nach EU-Richtlinien
- Integration in bestehende Systeme
Ganzheitlicher P2P-Prozess für eine stärkere Werte- und Wirkungsorientierung
Dr. Donovan Pfaff hob die Notwendigkeit eines robusten Fundaments für nachhaltige digitale Transformationen hervor. Er diskutierte die Beschleunigung der digitalen Transformation zur Optimierung administrativer Abläufe und die Integration von ESG-Compliance und gesetzlichen Anforderungen wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Er betonte, dass ein ganzheitlicher Ansatz, der sowohl technologische Lösungen als auch Prozessinnovationen umfasst, entscheidend ist, um den Herausforderungen der Zukunft effektiv zu begegnen.
Kerninhalte:
- Notwendigkeit eines robusten Fundaments
- Beschleunigung der digitalen Transformation
- Integration von ESG-Compliance und gesetzlichen Anforderungen
- Ganzheitlicher Ansatz zur Digitalisierung
Status-Quo zu E-Rechnungspflicht 2025 & Wachstumschancengesetz
In der Abschlussdiskussion diskutierte Moderator Björn Negelmann mit Dr. Donovan Pfaff und Ulf Wüstefeld über den Status-Quo der Projekte und die notwendigen nächsten Schritte. Vor dem Hintergrund, dass viele Unternehmen bei digital durchgängigen Rechnungsprozessen noch am Anfang stehen, wurde die Bedeutung eines umfassenden Projektmanagements betont. Die beiden Experten betonten die Notwendigkeit eines organisatorischen Wandels und eines schrittweisen Vorgehens zur digitalen Transformation. Sie empfahlen, alle Beteiligten einzubinden und eine klare Vision und Strategie zu entwickeln.
Kerninhalte:
- Bedeutung der Einführung digitaler Rechnungsprozesse
- Notwendigkeit eines umfassenden Projektmanagements
- Organisatorischer Wandel und schrittweises Vorgehen
- Einbindung aller Beteiligten und Entwicklung klarer Strategien
Fünf Erkenntnisse aus den Veranstaltungsbeiträgen
Die Vorträge und Diskussionen beim Shift/Finance Purchase to Pay FORUM lieferten wertvolle Erkenntnisse, aus denen sich auf einer Meta-Ebene wertvolle Empfehlungen für die Weiterentwicklung und Optimierung der P2P-Prozesse in Unternehmen entnehmen lassen.
Ganzheitliche Prozessverantwortung etablieren: Unternehmen müssen eine durchgängige End-to-End-Verantwortung für P2P-Prozesse schaffen, um Silos zu vermeiden. Dies fördert eine höhere Datenqualität, reduziert Prozessintransparenz und verhindert Skontoverluste. Verantwortliche für die Gesamtprozesse sollten klare Zuständigkeiten haben und regelmäßige Überprüfungen vornehmen.
Mehr intelligente Automatisierungen schaffen: Die Implementierung von Künstlicher Intelligenz (KI) und fortschrittlichen Automatisierungstechnologien ist entscheidend, um die Effizienz und Präzision im P2P-Prozess zu verbessern. Unternehmen sollten kontinuierlich in neue Technologien investieren, um manuelle Aufgaben zu reduzieren und Fehler zu minimieren.
Verteilte Strukturen in der Architektur berücksichtigen: Verteilte Organisationsstrukturen mit eigenen fachlichen Anwendungen erfordern eine flexible Systemarchitektur. Um Effizienz und Compliance zu gewährleisten, sollten die fachlichen Bestell- und Prüfprozesse von den dokumentenspezifischen Prozessen und Workflows getrennt werden. Dies ermöglicht eine bessere Integration und Optimierung der verschiedenen Prozessschritte, wie von Özlem Balaman betont wurde.
Die regulatorischen Anforderungen als Chance nutzen: Neue gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungspflicht und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre P2P-Prozesse zu überprüfen und zu optimieren. Durch die Anpassung an diese Anforderungen können Unternehmen nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch ihre Effizienz und Transparenz erhöhen.
Die digitale Transformation als integrative Team-Challenge verstehen: Die erfolgreiche Umsetzung von P2P-Projekten erfordert ein organisatorisches Umdenken und die Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit. Teams aus verschiedenen Abteilungen müssen eng zusammenarbeiten, um eine nahtlose Integration und Optimierung der Prozesse zu gewährleisten. Die digitale Transformation sollte als gemeinsame Herausforderung verstanden und angegangen werden.
Fazit: Eine erfolgreiche P2P-Umsetzung braucht ein ganzheitliches & strategisches Vorgehen
Das Shift/Finance Purchase to Pay FORUM zeigte entlang der verschiedenen Vorträge, wie wichtig eine ganzheitliche und strategische Herangehensweise bei der Digitalisierung der P2P-Prozesse ist. Es müssen jetzt die Grundlagen für die weitere Automatisierung geschaffen werden. Die KI-Entwicklungen bringen weitere Optimierungen und Verbesserungen, mit denen wir uns auch in der aktuellen Beitragsreihe beschäftigen. Dafür müssen die Unternehmen vorbereitet sein.
Die verfügbaren Mitschnitte sind samt der Unterlagen und zusätzlichen Mitschriften in unserer Mediathek abrufbar. Premium-Teilnehmer haben Vollzugriff auf alle Inhalte - auf der Mediathek-Serienseite kann hierzu auch eine Upgrade auf die Mediathek-Serie als Premium-Zugriff durchgeführt werden.
Mit den verfügbaren Credits in unserem Freemium-Plattformzugang können zudem die Mitschnitt einzeln freigeschaltet werden - Interessierte ohne Plattform-Zugang können sich hier für ein Freemium-Plattformzugang inkl. 3 Credits registrieren!
