Im Panel diskutieren Vertreter:innen aus Industrie, Beratung und Produktmanagement die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Automatisierung von Rechnungswesen-Prozessen in großen Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen die Wechselwirkungen zwischen Datenqualität, Standardisierung, menschlichem Einfluss und der organisatorischen Verankerung von Verantwortlichkeiten. Die Diskussion bietet einen praxisorientierten Zugang, indem sie unterschiedliche Perspektiven auf die Dunkelverbuchung, die Integration strukturierter Datenformate wie ZUGFeRD und die Rolle intelligenter Systeme im Umgang mit Ausnahmen zusammenführt. Besonderes Augenmerk liegt auf der End-to-End-Betrachtung von Prozessen, der Zusammenarbeit zwischen Accounting, IT und Dienstleistern sowie der Notwendigkeit klar definierter Ownership-Strukturen.
Die Panelist:innen betonen, dass die Automatisierungsquote maßgeblich von der Qualität und Standardisierung der Eingangsdaten abhängt. Strukturierte Formate wie ZUGFeRD ermöglichen Effizienzgewinne, setzen aber die konsequente Einhaltung von Standards durch Lieferanten voraus. Intelligente Systeme wie OCR mit Machine Learning können wiederkehrende Ausnahmen erkennen und mittelfristig standardisieren, sollten jedoch nicht als Ersatz für Prozessoptimierung dienen. Die Diskussion hebt hervor, dass Monitoring und Kontrolle insbesondere in der Einführungsphase entscheidend sind, um Fehler frühzeitig zu identifizieren und Vertrauen in die Automatisierung zu schaffen. Klare Verantwortlichkeiten für Prozess, Automatisierung und Datenmanagement sowie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gelten als zentrale Voraussetzungen für nachhaltige Prozessqualität. Die Panelist:innen empfehlen, Automatisierung als kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu begreifen und auch angrenzende Bereiche wie Reisekosten- und Kreditkartenbelegwesen frühzeitig in die Strategie einzubeziehen.