Florian Müller und Christian Richter beleuchten die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses bei APCOA PARKING Deutschland. Im Rahmen eines Praxisberichts wird die Digitalisierung und Automatisierung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen in einem der größten Parkraum-Management-Unternehmen Europas thematisiert. Der Beitrag fokussiert auf die Integration von Einkauf und Rechnungswesen durch den Einsatz digitaler Systeme und standardisierter Formate. Die Sprecher bieten eine detaillierte Einsicht in die Herausforderungen und Lösungen, die mit der Implementierung eines cloudbasierten Einkaufssystems verbunden sind, und zeigen, wie eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Buchhaltung die Effizienz steigern kann.
Im Mittelpunkt steht die Einführung eines integrierten Invoice-Processing-Moduls, das Systembrüche eliminiert und die Automatisierung von Rechnungen durch standardisierte Daten fördert. Die Diskussion hebt hervor, dass katalogbasierte Bestellungen die Effizienz erhöhen und die Anzahl von Rechnungen ohne Bestellbezug reduzieren. Müller und Richter betonen die Bedeutung eines iterativen Ansatzes, beginnend mit den wichtigsten Lieferanten, um den Automatisierungsgrad schrittweise zu erhöhen. Die Nutzung von XML-Rechnungen und PDF-Formaten wird als Schlüssel zur Reduzierung manueller Eingriffe identifiziert. Der Austausch von Wissen zwischen Abteilungen und die Nutzung von Spend Analytics zur Analyse der Maverick-Buying-Quote sind weitere zentrale Themen, die zur Prozessoptimierung beitragen.