From Meetings To Models: GenAI based Documentation of your Processes

From Meetings To Models: GenAI based Documentation of your Processes
Mitschnitt-Länge: 40 Minuten
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Mitschrift verfügbar

Automatisierte Prozessdokumentation: Wie transkriptbasierte Modelle den Aufwand senken und Compliance in Finanzabteilungen sichern.

Automatisierte Prozessdokumentation in der Finanzfunktion steht im Mittelpunkt dieses Vortrags, der den Wandel von manueller Modellierung hin zu KI-gestützten, transkriptbasierten Ansätzen adressiert. Aus der Perspektive eines Transformationsberaters werden Herausforderungen klassischer Dokumentationsmethoden, die Rolle von BPMN 2.0 und die Integration von Sprachmodellen wie GenAI in bestehende Prozessmanagement-Workflows beleuchtet. Die Besonderheit liegt in der Verbindung von Interviewtranskripten, automatisierter Extraktion von Aktivitäten und Metadaten sowie der direkten Generierung konformer Prozessmodelle inklusive Human-in-the-Loop-Validierung. Der Beitrag richtet sich an Prozessverantwortliche in großen Finanzabteilungen und Beratungsunternehmen, die vor der Aufgabe stehen, Prozessdokumentation effizient, aktuell und compliance-konform zu gestalten.

Im Zentrum steht die praktische Umsetzung: Interviews und Meetings werden transkribiert, relevante Informationen durch ein Sprachmodell extrahiert und als BPMN 2.0-Modelle inklusive XML-Export aufbereitet. Die Lösung reduziert den manuellen Aufwand und die Durchlaufzeit von mehreren Wochen auf wenige Tage, wobei die Qualität der Inputdaten maßgeblich für die Modellgüte ist. Die Rolle der Prozessdokumentationsexperten verschiebt sich von der operativen Modellierung hin zur Moderation, methodischen Steuerung und Validierung. Im Live-Beispiel wird gezeigt, wie Prozessmodelle aus Teams-Transkripten generiert, Risiken identifiziert und Verantwortlichkeitsmatrizen erstellt werden. Die Integration in bestehende Systeme wie SAP Signavio sowie die Möglichkeit, Soll- und Ist-Prozesse zu differenzieren, adressieren zentrale Anforderungen an Aktualität, Vergleichbarkeit und Compliance. Abschließend wird die Bedeutung methodischer Interviewführung und manueller Validierung betont, um die Potenziale der Automatisierung für kontinuierliche Prozessverbesserung zu nutzen.

Prozessdokumentation ist oft ein leidiges Thema, weil sie im Moment der Fertigstellung meist schon wieder veraltet ist – mit GenAI können wir den Sprung von Meetings zu nahezu aktuellen, validierten Modellen in wenigen Stunden schaffen. – Kenny Petzold

Die eigentliche Zeitersparnis entsteht zwischen Interview und Modell: Statt zwei Wochen manueller Arbeit generieren wir mit unserer BPMN-AI-Lösung in Sekunden eine 90-Prozent-Version, die nur noch validiert werden muss. – Kenny Petzold

Die Rolle der Prozessdokumentation wandelt sich: Fachwissen bleibt essenziell, aber künftig zählt vor allem die Fähigkeit, Gespräche zu lenken und Brücken zwischen Expertenwissen und digitaler Modellierung zu schlagen. – Kenny Petzold

  • Die manuelle Geschäftsprozessdokumentation ist zeitaufwendig, fehleranfällig und oft nicht aktuell, was insbesondere in der Finanzfunktion zu Compliance-Risiken führt.

  • GenAI-basierte Lösungen ermöglichen die Extraktion und Modellierung von Geschäftsprozessen direkt aus Transkripten von Interviews oder Meetings, inklusive Metadaten wie Verantwortlichkeiten, IT-Systemen und Kontrollen.
  • Die Integration von BPMN 2.0 Konformität und Human-in-the-Loop Validierung ermöglicht eine Reduktion der Durchlaufzeit von Prozessaufnahme bis zum validierten Modell von mehreren Wochen auf wenige Tage.
  • Eine methodisch geführte Interviewstruktur bleibt essenziell, da GenAI-Modelle nur dokumentieren, was explizit gesagt wird – die Qualität der Inputdaten bestimmt die Qualität der Prozessmodelle.
  • Die Rolle der Prozessdokumentationsexperten verschiebt sich von manueller Modellierung hin zu Moderation, Validierung und methodischer Steuerung der Informationsaufnahme.

Die Automatisierung der Prozessdokumentation im Finanzbereich adressiert einen grundlegenden Zielkonflikt zwischen Effizienz, Aktualität und Compliance. Die klassische Vorstellung, dass Prozesswissen in Köpfen oder verstreuten Dokumenten ausreicht, wird durch die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und regulatorische Sicherheit zunehmend obsolet. Der Beitrag legt offen, wie die manuelle, fragmentierte Dokumentation nicht nur zum Engpass, sondern zum systemischen Risiko wird. Gleichzeitig verschiebt sich die Verantwortlichkeit: Prozessdokumentationsexperten werden von Modellierern zu Moderatoren und Validierern, während die Qualität der Inputdaten zur kritischen Ressource avanciert. Die eigentliche Transformation liegt im Paradigmenwechsel: Nicht mehr das Tool oder die Methode steht im Zentrum, sondern die Fähigkeit, relevantes Wissen strukturiert zu extrahieren und für Automatisierung nutzbar zu machen. Die Integration von KI-gestützten Lösungen macht blinde Flecken sichtbar, etwa die Diskrepanz zwischen dokumentiertem und gelebtem Prozess, und zwingt Organisationen, ihre Annahmen über Prozesssteuerung und -verantwortung zu hinterfragen.

Für die Zielgruppe bedeutet dies eine klare Aufforderung, die eigene Praxis und Rollenverteilung neu zu denken. Die Automatisierung der Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern ein Hebel für kontinuierliche Prozessverbesserung und Compliance-Sicherung. Entscheidend ist, methodische Kompetenz und Interviewführung als strategische Fähigkeiten zu etablieren und die Validierung als integralen Bestandteil des Prozesses zu verankern. Der Beitrag verschiebt die Perspektive von der reinen Effizienzsteigerung hin zu einer aktiven Gestaltung der Prozesslandschaft, in der Transparenz, Vergleichbarkeit und schnelle Anpassungsfähigkeit zum Standard werden. Wer diese Entwicklung ignoriert, riskiert nicht nur regulatorische Lücken, sondern auch den Verlust an Steuerungsfähigkeit im digitalen Wandel.

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