Praxisbericht: H. & J. Brüggen KG: Einführung digitale Rechnungsprüfung

Praxisbericht: H. & J. Brüggen KG: Einführung digitale Rechnungsprüfung
Mitschnitt-Länge: 20 Minuten
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Digitale Rechnungsprüfung optimiert: Effizienzsteigerung, Transparenz und Akzeptanz durch xSuite-Integration bei internationalem Lebensmittelhersteller.

In diesem Praxisbericht wird die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung bei einem international tätigen Lebensmittelhersteller beleuchtet. Der Beitrag bietet einen tiefen Einblick in die Implementierung der xSuite-Lösung zur Automatisierung von Rechnungsprozessen. Besonderes Augenmerk liegt auf der Integration in bestehende Systeme wie SAP und easy Archiv sowie der organisatorischen Einbettung. Die Zusammenarbeit mit einer Consulting-Firma zur Prozessanalyse und Systemauswahl wird als entscheidender Faktor für den Projekterfolg hervorgehoben. Der Bericht richtet sich an Fachverantwortliche in der Lebensmittelproduktion und anderen produzierenden Branchen, die ähnliche Digitalisierungsprojekte planen.


Zentrale Erkenntnisse umfassen die deutliche Reduktion manueller Arbeitsschritte und die Verkürzung der Durchlaufzeiten von Rechnungen. Die Einführung eines digitalen Rechnungseingangsbuchs schafft Transparenz und vereinfacht Betriebsprüfungen. Mitarbeiterschulungen und klare Kommunikation sind entscheidend, um die Akzeptanz digitaler Prozesse zu fördern. Die Anpassung an Best-Practice-Lösungen der Software erhöht die Effizienz und reduziert Sonderfälle. Die Möglichkeit, Anpassungen eigenständig vorzunehmen, wird als großer Vorteil für die Flexibilität und Effizienz des Unternehmens bewertet.

Wir wollten den manuellen Aufwand minimieren und die Effizienz steigern, indem wir die digitale Rechnungsverarbeitung eingeführt haben. – Alexandra Beek


Ein großer Vorteil war die lokale Nähe unseres Anbieters, der schnell vor Ort war, um uns bei Problemen zu helfen. – Alexandra Beek


Durch die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung konnten wir unsere Zahlungsgeschwindigkeit deutlich erhöhen und die Transparenz im Monatsabschluss verbessern. – Alexandra Beek

  • Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung reduziert Papierablage und ermöglicht rechtssichere Ablage, anerkannt durch das Finanzamt.
  • Automatisierte Workflows minimieren manuelle Arbeit und verkürzen die Durchlaufzeiten von Rechnungen erheblich.
  • Die Zusammenarbeit mit einer Consulting-Firma für Vorstudien und Prozessanalysen erleichtert die Systemauswahl und Implementierung.
  • Mitarbeiterschulungen und klare Kommunikation sind entscheidend, um Skepsis gegenüber digitalen Prozessen abzubauen.
  • Die Anpassung an Best-Practice-Lösungen der Software erhöht die Effizienz und reduziert Sonderfälle.

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung bei H. & J. Brüggen KG beleuchtet die strategische Relevanz der Prozessautomatisierung in der Lebensmittelproduktion. Im Spannungsfeld zwischen Effizienzsteigerung und Mitarbeiterakzeptanz zeigt sich ein zentraler blinder Fleck: die oft unterschätzte Bedeutung des Change Managements. Die Transformation von manuellen zu digitalen Prozessen erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch eine kulturelle Neuausrichtung innerhalb des Unternehmens. Die Verantwortungsverschiebung von der Geschäftsleitung hin zu den Fachabteilungen, die nun stärker in die sachliche Prüfung eingebunden sind, verdeutlicht strukturelle Widersprüche, die durch klare Kommunikation und gezielte Schulungen überwunden werden müssen. Der Beitrag macht deutlich, dass die Einführung digitaler Systeme nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung darstellt, die bestehende Denkmodelle infrage stellt und Veränderungsbarrieren offenlegt.


Aus dem Praxisbericht lassen sich mehrere handlungsrelevante Prinzipien ableiten. Die enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratern und die Orientierung an Best-Practice-Lösungen erweisen sich als entscheidend, um Effizienz und Flexibilität zu maximieren. Der Beitrag fordert die Zielgruppe auf, die digitale Transformation als integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie zu begreifen und nicht als isoliertes IT-Projekt. Die Verschiebung der Perspektive von operativer Praxis zu strategischem Ziel und kulturellem Wandel wird durch die Betonung der Mitarbeiterakzeptanz und der technischen Ausstattung unterstrichen. Die Möglichkeit, Anpassungen eigenständig vorzunehmen, wird als wesentlicher Vorteil hervorgehoben, der nicht nur die operative Effizienz steigert, sondern auch die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden fördert. Der Beitrag leistet somit einen wertvollen Beitrag zur Weiterentwicklung des Themas, indem er aufzeigt, wie digitale Prozesse erfolgreich in bestehende Unternehmensstrukturen integriert werden können.

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