Ab dem 1. Januar 2027 greift für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro die Pflicht, Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr elektronisch in strukturierter Form auszustellen. Ein Jahr später, ab 2028, gilt das für alle. Was noch vor wenigen Jahren als organisatorisches Detailthema auf Fachkonferenzen verhandelt wurde, ist damit zur verbindlichen Frist geworden, die kaum noch Vorlaufzeit lässt.

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen bereits E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können - unabhängig von Größe oder Branche. Als zulässige Formate gelten XRechnung (rein maschinenlesbar, XML-basiert, Pflichtstandard im öffentlichen Auftragswesen) und ZUGFeRD (hybrides PDF/XML-Format, zusätzlich für Menschen lesbar). Die einfache PDF-Rechnung per E-Mail bleibt nur noch übergangsweise erlaubt - und selbst dafür braucht es inzwischen die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers.

Was die Ausstellungspflicht konkret verschiebt

Für Unternehmen mit reiner Empfangspflicht seit 2025 war die technische Hürde überschaubar: ein System, das eingehende XML-Daten lesen und validieren kann, reicht. Die Ausstellungspflicht verlangt mehr. Sie betrifft die eigene Rechnungsstellung, also ERP-Anbindung, Stammdatenqualität und die Frage, ob Freigabe-Workflows überhaupt mit strukturierten Formaten umgehen können. Wer bislang auf eingescannte oder als PDF verschickte Rechnungen gesetzt hat, muss diese Prozesse bis 2027 beziehungsweise 2028 grundlegend neu aufsetzen.

Das trifft besonders die Purchase-to-Pay-Kette. Eingangsrechnungsverarbeitung, die auf manuelle Prüfung und Freigabe ausgelegt ist, wird durch strukturierte Formate nicht automatisch schneller - sie muss dafür gebaut sein. AP-Automation ist damit kein Effizienzprojekt mehr, das sich Unternehmen aussuchen können, sondern Voraussetzung, um die gesetzliche Frist überhaupt einzuhalten.

GoBD bleibt, verliert aber die Alleinstellung

Die revisionssichere Archivierung nach GoBD war lange das dominierende Compliance-Thema rund um elektronische Rechnungen. Sie ist weiterhin Pflicht, tritt aber neben eine zweite, größere Anforderung: die strukturierte Ausstellung selbst. Wer heute in Formate, Validierungslogik und Stammdaten investiert, löst die Archivierungsfrage meist im selben Zug mit - strukturierte Rechnungsdaten lassen sich deutlich einfacher prüfbar und nachvollziehbar ablegen als eingescannte PDFs.

Für Unternehmen unter der 800.000-Euro-Schwelle bleibt bis Ende 2027 mehr Luft. Wer die Umstellung trotzdem jetzt angeht, vermeidet die Situation, mehrere IT-Projekte parallel unter Zeitdruck stemmen zu müssen - sobald die eigene Schwelle erreicht ist oder sich Lieferantenbeziehungen zu größeren Unternehmen intensivieren, die selbst schon 2027 liefern müssen.

Die Formatfrage entscheidet sich damit früher, als viele Zeitpläne aktuell vorsehen. Wer sie erst am Jahresende 2026 angeht, hat für ERP-Integration, Stammdatenbereinigung und Testphase deutlich weniger Zeit, als das Projekt eigentlich braucht.

Kein rein deutsches Thema

Österreich hat die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen bereits etabliert, die B2B-Anforderungen befinden sich im Aufbau. In der Schweiz gibt es keinen gesetzlichen Zwang, dafür aber wachsenden Marktdruck: Großunternehmen und öffentliche Auftraggeber verlangen strukturierte Formate zunehmend auch dann, wenn das Gesetz sie nicht vorschreibt. Für Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen über die deutsche Grenze hinaus reicht ein rein national gedachtes Umstellungsprojekt deshalb selten aus.

Die Grundsatzfragen bleiben über die drei Länder hinweg dieselben: Wie sauber sind die eigenen Stammdaten, welches Format verlangen die wichtigsten Geschäftspartner, und ist die Purchase-to-Pay-Strecke technisch überhaupt in der Lage, strukturierte Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten statt sie nur digital abzulegen.