Die Digitalisierung der Purchase-to-Pay-Prozesse ist weit vorangeschritten, durchgängig automatisiert sind die Abläufe damit noch nicht. Elektronische Bestellungen, digitale Rechnungen, automatisierte Freigaben und elektronische Zahlungen bilden in vielen Unternehmen einzelne Bausteine der Prozesskette. Die aktuelle Herausforderung liegt stärker in ihrer Verbindung. Beschaffung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsverarbeitung und Zahlung müssen dafür als zusammenhängender Informations- und Steuerungsprozess betrachtet werden. Genau an dieser End-to-End-Perspektive entscheidet sich, wie weit sich manuelle Eingriffe tatsächlich reduzieren lassen.

Von einzelnen Automatisierungsschritten zum End-to-End-Prozess

Die Purchase-to-Pay Performance Study 2022 der Hackett Group beschreibt diese Entwicklung ausdrücklich aus einer End-to-End-Perspektive. Ein wichtiger Maßstab ist dabei das Straight-through Processing. Hackett versteht darunter Rechnungen, die vom Eingang über die Freigabe bis zur Zahlungsplanung ohne manuellen Eingriff verarbeitet werden. In der Studie liegt der Anteil bei 48 Prozent über alle untersuchten Organisationen hinweg. Die Peer-Gruppe erreicht 30 Prozent, die Top Performer 83 Prozent. Die Spannbreite zeigt, wie unterschiedlich weit Unternehmen bei der tatsächlichen Prozessdurchgängigkeit sind.

Auch die Global Digital Procurement Survey 2022 von PwC macht den Unterschied zwischen vorhandenen Lösungen und durchgängig digitalisierten Prozessen sichtbar. 77 Prozent der befragten Procurement-Organisationen haben Lösungen sowohl für Source-to-Contract als auch für Purchase-to-Pay implementiert. Gleichzeitig bewerten die Befragten im Durchschnitt nur 41 Prozent ihrer Procurement-Prozesse als digitalisiert. Für die weitere Entwicklung reicht es daher nicht, zusätzliche Einzellösungen einzuführen. Entscheidend ist, ob Informationen und Prozessschritte über System- und Funktionsgrenzen hinweg miteinander verbunden werden können.

Gerade im P2P-Prozess entstehen viele spätere Ausnahmen bereits vor dem Rechnungseingang. Fehlende Bestellbezüge, unvollständige Stammdaten, Abweichungen beim Wareneingang oder unterschiedliche Freigabelogiken erschweren die automatisierte Verarbeitung. Eine höhere Automatisierungsquote verlangt deshalb mehr als eine leistungsfähige Rechnungsverarbeitung. Die Qualität des gesamten vorgelagerten Prozesses bestimmt mit, wie viele Rechnungen später ohne zusätzlichen Klärungsbedarf verarbeitet werden können.

Intelligente Informationserkennung ergänzt regelbasierte Prozesslogiken

Mit Machine Learning und künstlicher Intelligenz erweitern sich 2022 die Möglichkeiten der automatisierten Informationsverarbeitung. Das gilt vor allem für Informationen, die nicht bereits vollständig strukturiert in den Prozess gelangen. Die Hackett-Studie führt beispielsweise die Extraktion von Daten aus PDF-Rechnungen über OCR, Invoice Capture und AI als einen der Wege zur digitalen Rechnungserfassung auf. Solche Verfahren können Dokumente erkennen, Datenfelder auslesen, Informationen klassifizieren oder Auffälligkeiten identifizieren.

Die weitere Verarbeitung folgt dagegen überwiegend definierten Regeln. Das ePayables Framework von Ardent Partners im „State of ePayables 2022" beschreibt für die Rechnungsverarbeitung Business Rules, Validierung, Matching, Workflows, Freigaben, Alerts und die Behandlung von Abweichungen. Auf der Eingangsseite stehen unterschiedliche Formate von Papier und PDF bis EDI/XML und E-Invoice; nach der Verarbeitung folgt die Zahlung. Auch die damalige Grenze intelligenter Automatisierung wird damit deutlich: Technologien verbessern die Erkennung und Analyse von Informationen, die Ausführung des Prozesses orientiert sich weiterhin an festgelegten Regeln und Verantwortlichkeiten.

KI ist dabei kein eigenständiges Arbeitsinstrument des Fachbereichs, sondern in der Regel eine Funktion innerhalb spezialisierter Anwendungen. Die PwC Global Digital Procurement Survey 2022 beobachtet sogar eine Rationalisierung der Technologie-Roadmaps. Während 2019 noch 64 Prozent der Befragten KI als Ziel zukünftiger Technologieinvestitionen nannten, sind es 2022 30 Prozent. PwC interpretiert dies als stärkere Konzentration auf konkrete Anwendungsfälle und bewährte Lösungen. KI verschwindet damit nicht aus der Entwicklung, rückt aber stärker in die Rolle einer eingebetteten Technologie innerhalb umfassender Procurement- und P2P-Lösungen.

Automatisierung soll Ausnahmen reduzieren und Freiräume schaffen

Die wirtschaftliche Argumentation für weitere P2P-Automatisierung ergibt sich vor allem aus dem operativen Prozess. Lange Freigabezeiten, viele Ausnahmen und manuelle Zahlungen binden Kapazitäten. Ardent Partners nennt 2022 zu lange Rechnungs- und Zahlungsfreigaben bei 47 Prozent der befragten AP-Organisationen als Herausforderung. 45 Prozent nennen einen hohen Anteil von Ausnahmen. Beide Probleme hängen unmittelbar mit der Frage zusammen, wie weit Standardfälle automatisiert verarbeitet werden können.

Damit verändert sich auch die Aufgabenverteilung im Accounts-Payable-Bereich. Je mehr Standardvorgänge ohne manuelle Bearbeitung durchlaufen, desto stärker kann sich die Arbeit auf Abweichungen, Kontrolle und die Verbesserung der zugrunde liegenden Prozesse konzentrieren. Die Rolle verschiebt sich damit von der Bearbeitung einzelner Transaktionen in Richtung Exception Management und Prozesssteuerung. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Unternehmen nicht lediglich bestehende manuelle Abläufe digital nachbilden, sondern die Ursachen wiederkehrender Ausnahmen systematisch bearbeiten.

Der Nutzen der Automatisierung beschränkt sich entsprechend nicht auf eingesparte Bearbeitungszeit. Die PwC-Studie nennt für den Einkauf 2022 unter anderem Kostenreduktion, Risikomanagement und weitere Digitalisierung als strategische Prioritäten. Durchgängige P2P-Prozesse können dafür eine bessere Informationsgrundlage schaffen: Bestellungen, Verpflichtungen, Rechnungen und Zahlungen lassen sich früher miteinander verbinden und Abweichungen schneller erkennen. Automatisierung wird damit auch zu einer Voraussetzung für höhere Transparenz und eine verlässlichere Prozesssteuerung.

E-Invoicing erleichtert Automatisierung, erhöht aber auch die Integrationsanforderungen

Elektronische Rechnungen sind ein wichtiger Baustein dieser Entwicklung. Strukturierte Rechnungsdaten können unmittelbar maschinell weiterverarbeitet werden und vermeiden die zusätzliche Interpretation bildbasierter Dokumente. In Deutschland besteht seit November 2020 für Lieferanten des Bundes grundsätzlich die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Die Umsetzung auf Ebene der Bundesländer folgt teilweise unterschiedlichen Regelungen. Die Informationsplattform des Bundes zur E-Rechnung dokumentiert diese Entwicklung und die entsprechenden Vorgaben für Rechnungssteller.

International wird die Situation noch komplexer. Der im September 2022 veröffentlichte OECD-Bericht „Tax Administration 3.0 and Electronic Invoicing" beschreibt unterschiedliche nationale Implementierungen, Datenmodelle und regulatorische Rahmenbedingungen. Die OECD verweist auf die bereits bestehende Fragmentierung und die daraus entstehenden Herausforderungen für eine stärkere internationale Harmonisierung. Für international tätige Unternehmen bedeutet dies, dass standardisierte interne P2P-Prozesse gleichzeitig unterschiedliche lokale Anforderungen an Rechnungsformate, Datenübertragung und Compliance unterstützen müssen.

Die Einführung digitaler Rechnungen löst damit nicht automatisch das Integrationsproblem. Strukturierte Daten schaffen bessere Voraussetzungen für eine automatisierte Verarbeitung. Ihr Nutzen hängt jedoch davon ab, ob sie ohne zusätzliche Medienbrüche in Procurement-, ERP-, Rechnungsworkflow- und Zahlungssysteme übernommen werden können. Der OECD-Bericht verweist in diesem Zusammenhang auf die Bedeutung von Datenqualität, technischen Standards und geeigneten Infrastrukturen für die Umsetzung elektronischer Rechnungsprozesse.

P2P-Automatisierung verlangt eine systematische Herangehensweise

Der Status quo 2022 spricht damit gegen eine weitere Optimierung isolierter Prozessschritte. Unternehmen müssen zunächst klären, wo manuelle Eingriffe entstehen und welche Ursachen dahinterliegen. Manche lassen sich durch bessere Informationserkennung reduzieren, andere durch sauberere Stammdaten, klarere Bestellprozesse oder eine bessere Systemintegration. Wieder andere bleiben bewusst Bestandteil der fachlichen Kontrolle. Eine hohe Automatisierungsquote ist deshalb nicht allein eine Technologiefrage, sondern das Ergebnis eines abgestimmten Prozessdesigns.

Dazu gehört auch eine klare Rollenverteilung zwischen Procurement, Finance und IT. Der Einkauf prägt wesentliche Voraussetzungen durch Beschaffungswege, Bestellungen und Lieferanteninformationen. Finance verantwortet Rechnungsprüfung, Kontrollen und Zahlungsprozesse. Die IT verbindet diese Abläufe technisch und stellt Daten sowie Schnittstellen bereit. Werden diese Perspektiven getrennt optimiert, entstehen leicht neue Übergaben und Ausnahmen. Die End-to-End-Betrachtung verlangt dagegen gemeinsame Prozessziele und eine übergreifende Steuerung.

Fazit: Durchgängigkeit wird zum Maßstab der P2P-Automatisierung

Die technologischen Bausteine für eine weitgehende Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses sind 2022 an vielen Stellen vorhanden. Elektronische Rechnungen liefern strukturierte Daten, OCR und intelligente Analyseverfahren erschließen weniger strukturierte Informationseingänge, und regelbasierte Systeme steuern Validierung, Matching, Freigaben und Zahlungen. Die verbleibende Aufgabe besteht darin, diese Bausteine zu einem belastbaren End-to-End-Prozess zu verbinden.

Der Reifegrad eines P2P-Prozesses bemisst sich dabei weniger an der Zahl digitalisierter Einzelschritte als am Anteil der Vorgänge, die ohne vermeidbare manuelle Eingriffe durch die gesamte Prozesskette laufen können. Straight-through Processing wird deshalb zu einem sinnvollen Orientierungsmaß. Der Weg dorthin führt über Prozessstandardisierung, bessere Daten, integrierte Systeme und ein systematisches Management der verbleibenden Ausnahmen.