Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine kürzere gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Statt zehn müssen diese grundsätzlich nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft auch viele Unterlagen aus dem Travel-&-Expense-Prozess, sofern sie als Belege für Buchungen dienen. Für Unternehmen ist die Änderung vor allem ein Anlass, die Aufbewahrungs- und Löschregeln ihrer T&E- und Archivsysteme zu überprüfen.

Welche Reisekostenbelege von der Acht-Jahres-Frist erfasst werden

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege in § 147 AO und § 257 HGB von zehn auf acht Jahre reduziert. Darunter können beispielsweise Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege, Quittungen oder Abrechnungsunterlagen aus Kreditkartensystemen fallen, soweit sie als Buchungsbelege für Geschäftsvorfälle dienen. Für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und weitere in § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO beziehungsweise § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB genannte Unterlagen bleibt es dagegen grundsätzlich bei zehn Jahren.

Die neue Regel gilt nicht nur für Belege, die ab 2025 entstehen. Nach der Übergangsregel des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung wird die verkürzte Frist grundsätzlich auch auf Unterlagen angewendet, deren bisherige Aufbewahrungsfrist zum 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Unternehmen sollten deshalb nicht nur neue Belege betrachten, sondern auch ihre bestehenden Archivbestände und Löschregeln überprüfen.

GoBD-Anforderungen bleiben bestehen

Die kürzere Frist verändert nur die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrung. An den Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung ändert sie grundsätzlich nichts. Elektronisch aufbewahrte Buchungsbelege müssen weiterhin während der gesamten Aufbewahrungsdauer verfügbar und lesbar sein. Für steuerlich relevante digitale Unterlagen gelten darüber hinaus die Anforderungen der GoBD an eine nachvollziehbare und ordnungsgemäße Verarbeitung und Aufbewahrung.

Für T&E-Systeme bedeutet das: Eine kürzere Retention-Zeit ersetzt keine belastbare Archivierungslogik. Entscheidend bleibt, welcher Dokumenttyp vorliegt, welche rechtliche Aufbewahrungspflicht dafür gilt und wie das System diesen Status über den gesamten Lebenszyklus des Belegs steuert.

Was T&E-Verantwortliche jetzt prüfen sollten

Für bestehende Travel-&-Expense- und Dokumentenmanagement-Systeme ergeben sich daraus drei konkrete Prüfpunkte:

• Retention-Regeln: Sind für Buchungsbelege weiterhin pauschal zehn Jahre hinterlegt, obwohl die gesetzliche Mindestfrist seit 2025 grundsätzlich acht Jahre beträgt?
• Dokumentenklassifizierung: Kann das System zwischen Buchungsbelegen, anderen steuerlich relevanten Unterlagen und Dokumenten mit abweichenden Aufbewahrungspflichten unterscheiden?
• Löschlogik: Berücksichtigt das System, dass Unterlagen trotz abgelaufener regulärer Aufbewahrungsfrist länger benötigt werden können, wenn sie für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist?

Gerade der letzte Punkt spricht gegen ein pauschales Löschen nach acht Jahren. § 147 AO stellt ausdrücklich klar, dass eine Aufbewahrungsfrist nicht endet, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind.

Fazit: Retention gehört zur T&E-Automatisierung

Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre ist keine grundlegende Veränderung des Reisekostenprozesses. Sie zeigt aber, warum Travel & Expense Automation mehr umfasst als Belegerfassung und Abrechnung. Auch Dokumentenklassifizierung, Archivierung und regelgesteuertes Löschen gehören zu einem durchgängigen T&E-Prozess.

Unternehmen sollten deshalb nicht einfach einen neuen Standardwert von acht Jahren hinterlegen. Belastbarer ist eine konfigurierbare Retention-Logik, die Belegart, steuerliche Anforderungen und mögliche längere Aufbewahrungstatbestände berücksichtigt. Compliance wird damit nicht nachgelagert geprüft, sondern als Bestandteil des automatisierten Prozesses abgebildet.

Weitere Grundlagen und Beiträge bündeln wir auf unserer Shift/Finance-Themenseite Travel & Expense Automation.