Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027. Für Travel & Expense ergibt sich daraus allerdings kein vollständiger Wechsel auf strukturierte Rechnungsdaten. Kleinbetragsrechnungen, bestimmte Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmen können auch unabhängig von diesen Übergangsfristen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

T&E-Prozesse müssen deshalb dauerhaft unterschiedliche Beleg- und Rechnungsformate verarbeiten können. Neben strukturierten E-Rechnungen bleiben beispielsweise Kassenbelege, PDF-Dokumente und andere elektronische oder papierbasierte Nachweise relevant.

Welche Ausnahmen im T&E-Prozess relevant bleiben

Die E-Rechnungspflicht greift bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich dann, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Gleichzeitig sehen Umsatzsteuergesetz und Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung mehrere Ausnahmen vor, die für Travel & Expense eine besondere Rolle spielen.

Drei Konstellationen sind besonders relevant:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Die vereinfachten Rechnungsanforderungen ergeben sich aus § 33 UStDV.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV: Fahrausweise für die Personenbeförderung können ebenfalls weiterhin als sonstige Rechnung ausgegeben werden. Dazu gehören insbesondere entsprechende Bahn- und ÖPNV-Tickets. Wichtig für die Abgrenzung: Rechnungen über Taxi- oder Mietwagenfahrten gelten nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich nicht als Fahrausweise im Sinne dieser Vorschrift.
• Rechnungen von Kleinunternehmen: Für Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, sieht § 34a UStDV ebenfalls vor, dass die Rechnung als sonstige Rechnung übermittelt werden kann.

Die Ausnahmen beziehen sich auf die Ausstellungspflicht. Sie ändern nichts daran, dass Unternehmen seit Anfang 2025 technisch in der Lage sein müssen, eingehende E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium sieht hierfür grundsätzlich keine Ausnahme für inländische Unternehmen vor.

Hotel, Restaurant oder Taxi: Der Einzelfall entscheidet

Damit lässt sich im T&E-Prozess nicht allein aus der Kostenart ableiten, welches Rechnungsformat zu erwarten ist. Eine inländische Hotelrechnung über mehr als 250 Euro kann beispielsweise nach Ablauf der Übergangsregelungen der E-Rechnungspflicht unterliegen, wenn ein regulärer inländischer B2B-Umsatz vorliegt und keine andere Ausnahme greift.

Bei einer Restaurantrechnung bis 250 Euro greift dagegen die Kleinbetragsregelung. Eine strukturierte E-Rechnung ist dann nicht vorgeschrieben. Überschreitet dieselbe Bewirtungsrechnung 250 Euro, kann sich die Situation ändern. Für steuerlich abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen gelten zudem eigene Anforderungen an die Rechnung und den Bewirtungsnachweis.

Auch beim Taxi entscheidet nicht die vermeintliche Fahrausweis-Ausnahme. Eine Taxirechnung bis 250 Euro kann unter die Kleinbetragsregelung fallen. Für höhere Rechnungsbeträge gelten dagegen die allgemeinen Rechnungsregeln, soweit die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind. Die Einordnung muss deshalb nach dem konkreten Rechnungsvorgang erfolgen und nicht pauschal nach der Kategorie „Reisekosten".

T&E-Automatisierung braucht mehrere Eingangspfade

Für die technische Gestaltung von Travel-&-Expense-Prozessen hat diese Unterscheidung eine unmittelbare Konsequenz. Unternehmen können ihre Belegverarbeitung nicht darauf ausrichten, dass nach Ende der Übergangsfristen sämtliche relevanten Rechnungen als strukturierte Datensätze eintreffen.

Ein durchgängiger T&E-Prozess muss mindestens drei Aufgaben zusammenführen:

1. Strukturierte E-Rechnungen erkennen und verarbeiten: Rechnungsdaten aus zulässigen E-Rechnungsformaten müssen übernommen, validiert und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden können.
2. Sonstige Rechnungen digital erfassen: Kassenbelege, PDFs und andere zulässige Dokumente benötigen weiterhin Erfassungs- und gegebenenfalls OCR-Prozesse.
3. Rechnungstyp und Regelwerk unterscheiden: Der Workflow muss berücksichtigen können, welche Anforderungen sich aus Betrag, Belegart und steuerlicher Einordnung ergeben.

Damit unterscheidet sich Travel & Expense von Rechnungsprozessen, bei denen sich ein größerer Teil des Volumens perspektivisch über standardisierte elektronische Formate abwickeln lässt. Im T&E-Umfeld bleibt die Formatvielfalt Bestandteil des Prozessdesigns.

Fazit: Die hybride Belegverarbeitung bleibt Teil des T&E-Prozesses

Die E-Rechnung verbessert die Voraussetzungen für eine automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten. Im Travel-&-Expense-Prozess ersetzt sie jedoch nicht alle bisherigen Erfassungswege. Die Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmen sorgen dafür, dass strukturierte und sonstige Rechnungen auch nach den Übergangsfristen nebeneinander bestehen können.

Für die T&E-Automatisierung verschiebt sich damit die Aufgabe: Nicht ein einziges Rechnungsformat muss möglichst effizient verarbeitet werden. Entscheidend ist eine Eingangs- und Prozessarchitektur, die unterschiedliche Formate erkennt, korrekt einordnet und anschließend möglichst automatisiert in einen gemeinsamen Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozess überführt.

Zur allgemeinen Einordnung dieser hybriden Rechnungsrealität haben wir bereits im Beitrag „Hybride E-Rechnungsprozesse im Mittelstand – Herausforderungen und Lösungen in der Übergangsphase" die Auswirkungen auf den Rechnungseingang beschrieben.