Circula hat am 12. Februar 2026 die Verlängerung seiner Premium-Partnerschaft mit DATEV bekanntgegeben. Für sich genommen ist das zunächst eine Anbieter- und Partnerschaftsmeldung. Für die Entwicklung von Travel & Expense Automation ist daran vor allem interessant, wie eng spezialisierte T&E-Lösungen inzwischen mit den nachgelagerten Finance- und Payroll-Prozessen verbunden werden.

DATEV führt Circula als Premium-Partner für das Reisekostenmanagement. Über Schnittstellen lassen sich relevante Reise- und Abrechnungsdaten an DATEV-Lösungen für Rechnungswesen und Lohnabrechnung übergeben. Travel & Expense wird damit zunehmend weniger als isolierte Reisekosten-App und stärker als Bestandteil einer integrierten Finance-Prozesslandschaft sichtbar.

Vom Reisekostentool zum integrierten T&E-Prozess

Circula ist seit mehreren Jahren Teil des DATEV-Ökosystems. Nach Angaben von Circula empfiehlt DATEV die Lösung seit 2020 für die Reisekostenabrechnung. Circula bezeichnet seine Software zudem als Nachfolgelösung für das Ende 2021 eingestellte DATEV Reisekosten classic und gibt an, dass DATEV die Lösung auch selbst für die eigene Reisekostenabrechnung nutzt.

Entscheidender als diese Positionierung ist die technische Integration. DATEV beschreibt Circula im DATEV-Marktplatz als Lösung zur papierlosen und automatisierten Abrechnung von Reisekosten und Spesen. Abrechnungsdaten lassen sich vorstrukturieren und in DATEV-Systeme für Finanzbuchführung und Payroll übertragen. DATEV weist gleichzeitig darauf hin, dass die technische Prüfung einer Schnittstelle nicht automatisch die fachliche Richtigkeit der im Partnersystem verarbeiteten Daten bestätigt.

Genau diese Trennung ist für T&E-Automatisierung relevant: Automatisierung entsteht nicht allein durch eine Schnittstelle. Erfassung, steuerliche Prüfung, Freigabe, Verbuchung und gegebenenfalls Lohnabrechnung müssen fachlich aufeinander abgestimmt sein.

Wo KI im T&E-Prozess bereits konkret ansetzt

Parallel zur DATEV-Integration baut Circula KI-Funktionen für die Verarbeitung von Mitarbeiterausgaben aus. Zum Stand Februar 2026 beschreibt das Unternehmen zwei konkrete Einsatzfelder: die automatische Extraktion und Vervollständigung von Ausgabendaten sowie die frühzeitige Erkennung von Problemen bei Dokumenten und Compliance-Anforderungen.

Damit adressiert KI genau jene Prozessschritte, die im Travel-&-Expense-Management bislang viel manuelle Prüfung verursachen:

• Belegdaten erfassen und ergänzen: Informationen aus eingereichten Dokumenten werden automatisiert ausgelesen und strukturiert.
• Fehler und Unstimmigkeiten erkennen: Fehlende Angaben, Duplikate oder Probleme mit eingereichten Dokumenten können frühzeitig identifiziert werden.
• Regelprüfungen unterstützen: Circula beschreibt unter anderem Prüfungen gegen Vorgaben des Umsatzsteuerrechts sowie die Berücksichtigung reisekostenspezifischer Regeln wie der Dreimonatsfrist.

Von einem vollständig autonomen oder „agentischen" T&E-Prozess lässt sich daraus jedoch noch nicht ableiten. Circula selbst ordnet die KI als Unterstützung bestehender Genehmigungs- und Kontrollprozesse ein und hält fest, dass die letztliche Verantwortung beim Unternehmen verbleibt.

Integration und Compliance werden Teil der Automatisierungsarchitektur

Die verlängerte DATEV-Partnerschaft ist deshalb weniger als Beleg für einen Durchbruch von Agentic AI interessant. Sie zeigt vielmehr eine andere Entwicklung: T&E-Automatisierung verlagert sich von einzelnen Komfortfunktionen zur durchgängigen Prozessintegration.

Für Finance-Verantwortliche ergeben sich daraus drei unterschiedliche Ebenen, die gemeinsam betrachtet werden müssen:

1. Automatisierte Datenerfassung: Belege und Kartentransaktionen möglichst ohne manuelle Übertragung in strukturierte Daten überführen.
2. Regelbasierte und KI-gestützte Prüfung: Steuerliche Vorgaben und interne Richtlinien möglichst früh im Prozess anwenden.
3. Integration in Finance und Payroll: Geprüfte Daten ohne erneute Erfassung an Buchhaltung, Steuerberatung und Lohnabrechnung weitergeben.

Gerade im deutschen Markt kommt eine weitere Anforderung hinzu: T&E-Systeme müssen spezifische steuerliche Vorgaben abbilden können und gleichzeitig mit etablierten Finanz- und Payroll-Systemen zusammenspielen. DATEV nennt bei Circula unter anderem Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online sowie zur Lohnabrechnung.

Fazit: T&E-Automatisierung wird zum integrierten Finance-Prozess

Die Verlängerung der DATEV-Partnerschaft macht keine neue Technologiekategorie sichtbar. Sie illustriert vielmehr, wie sich Travel & Expense Automation praktisch weiterentwickelt: Automatisierte Erfassung und Prüfung werden enger mit Buchhaltung und Payroll verbunden.

KI erweitert dabei zunächst einzelne Arbeitsschritte. Sie strukturiert Daten, erkennt Auffälligkeiten und unterstützt Compliance-Prüfungen. Der nächste Entwicklungsschritt besteht darin, diese Funktionen so in den Gesamtprozess einzubetten, dass nur noch Ausnahmen und tatsächlich entscheidungsbedürftige Fälle manuell bearbeitet werden müssen.

Damit verschiebt sich auch die relevante Fragestellung für T&E-Projekte. Nicht die Anzahl einzelner KI-Funktionen entscheidet über den Automatisierungsgrad. Entscheidend ist, wie weit Erfassung, Prüfung, Freigabe und Verbuchung als zusammenhängender Prozess gestaltet werden können.

Weitere Grundlagen und Beiträge zu diesem Prozessraum bündeln wir auf unserer Themenseite Travel & Expense Automation.