Im Purchase-to-Pay (P2P) eröffnen strukturierte Rechnungsdaten, intelligente Workflows und KI-gestützte Ausnahmebearbeitung zusätzliche Möglichkeiten für die durchgängige Verarbeitung von Beschaffungsvorgängen. Im Record-to-Report (R2R) erweitern automatisierte Buchungen, intelligente Kontenabstimmungen und kontinuierliche Abschlussaktivitäten die Möglichkeiten, Finanzinformationen früher und mit weniger manuellem Aufwand bereitzustellen.

Bei Shift/Finance haben wir diese Entwicklungen in den vergangenen Monaten aus verschiedenen Perspektiven betrachtet. Unsere Analyse zur weiteren Optimierung von P2P-Projekten thematisiert die organisatorischen und technischen Herausforderungen der End-to-End-Automatisierung. Für den Record-to-Report haben wir zuletzt untersucht, welche Prozessschritte KI tatsächlich verändert und welche neuen Möglichkeiten sich daraus für den Financial Close ergeben.

Mit Blick auf unsere beiden Fachforen am 18. und 19. November 2026 wollen wir die beiden Prozessbereiche nun stärker im Zusammenhang betrachten. Denn ein effizienter Finanzabschluss hängt nicht allein davon ab, wie gut sich Abschlussarbeiten automatisieren lassen. Ebenso entscheidend ist, in welcher Qualität, Vollständigkeit und zeitlichen Verfügbarkeit die Informationen aus den vorgelagerten Geschäftsprozessen vorliegen. Daraus ergibt sich eine übergreifende Frage: Wie müssen operative Transaktionsprozesse und nachgelagerte Accounting- und Abschlussprozesse zusammenspielen, damit Unternehmen ihre Automatisierung weiter voranbringen können?

Purchase-to-Pay: Die Qualität der Finanzdaten beginnt in der operativen Verarbeitung

Purchase-to-Pay umfasst die Prozesskette von der Bedarfsermittlung über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung. Die Automatisierung einzelner Schritte ist dabei längst etabliert. Elektronische Rechnungen, regelbasiertes Matching, automatisierte Freigaben und ERP-gestützte Buchungen reduzieren den manuellen Aufwand bei standardisierten Geschäftsvorfällen. Die eigentlichen Herausforderungen liegen häufig dort, wo Informationen fehlen, Daten nicht übereinstimmen oder Sachverhalte außerhalb der vorgesehenen Standardabläufe auftreten.

Diese Probleme sind nicht auf die Effizienz des Kreditorenmanagements begrenzt. Ungeklärte Rechnungsabweichungen, fehlerhafte Kontierungen, verspätete Leistungserfassungen oder unvollständige Buchungsinformationen können auch die Qualität und Verfügbarkeit der Finanzdaten beeinflussen. Wo solche Sachverhalte bis zum Periodenende offenbleiben, entstehen zusätzliche Anforderungen an Abgrenzungen, Abstimmungen und Abschlussprüfungen. Eine hohe Automatisierungsquote im Rechnungseingang sagt deshalb noch wenig darüber aus, wie vollständig und verlässlich die buchungsrelevanten Informationen für nachgelagerte Prozesse bereitstehen.

Für die weitere P2P-Automatisierung ergeben sich daraus mehrere Ansatzpunkte:

• Strukturierte Rechnungsdaten und E-Invoicing: Elektronische Rechnungsformate verbessern die technischen Voraussetzungen für eine automatisierte Verarbeitung. Ob daraus verlässliche Buchungsinformationen entstehen, hängt weiterhin von der Datenqualität und der Einbindung in bestehende Prüf- und Freigabeprozesse ab.
• Intelligentes Matching und Ausnahmebearbeitung: KI kann dabei unterstützen, Abweichungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung zu erkennen, Ursachen zu untersuchen und Klärungsprozesse vorzubereiten.
• Durchgängige Prozessintegration: Die Abstimmung zwischen Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und ERP-Systemen bestimmt, wie konsistent Informationen erfasst, verarbeitet und weitergegeben werden.
• Prozesskontrolle und Verantwortlichkeiten: Je mehr Arbeitsschritte Systeme eigenständig übernehmen, desto wichtiger werden nachvollziehbare Entscheidungen, dokumentierte Ausnahmen und klar definierte Freigabegrenzen.

Die E-Rechnungspflicht schafft zusätzliche Anlässe, bestehende Rechnungsprozesse zu überprüfen. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (FAQ des Bundesfinanzministeriums). Eine durchgängige Automatisierung garantiert die Pflicht aber nicht. Ein technisch korrekt empfangenes Rechnungsdokument kann weiterhin manuelle Prüfungen oder Klärungen auslösen, wenn Bestellinformationen, Stammdaten oder Leistungsnachweise fehlen.

Über klassische AP-Automation-Kennzahlen hinaus stellt sich deshalb die Frage: Wie zuverlässig überführt der P2P-Prozess operative Geschäftsvorfälle in vollständige, korrekt zugeordnete und zeitnah verfügbare Buchungsinformationen?

Record-to-Report: Die Qualität vorgelagerter Prozesse zeigt sich im Finanzabschluss

Im Record-to-Report werden die Ergebnisse operativer Buchungsprozesse abgestimmt, bewertet, konsolidiert und für die Finanzberichterstattung aufbereitet. Viele dieser Aufgaben unterstützen Unternehmen bereits mit spezialisierten Automatisierungslösungen. Dazu gehören Journal Automation, Transaction Matching, Account Reconciliation und Financial Close Management. Mit KI erweitern sich die Möglichkeiten insbesondere bei der Analyse von Abweichungen, der Vorbereitung von Abstimmungen und der Bearbeitung komplexerer Abschlussaufgaben.

Unsere bisherigen Analysen zur Closing Automation 2026 und zu den jüngsten Anbieterentwicklungen im Record-to-Report zeigen, wie sich entsprechende Funktionen weiterentwickeln. Anwendungen unterstützen nicht mehr nur regelbasierte Buchungen und Abstimmungen, sondern zunehmend auch die Vorbereitung fachlicher Prüfungen und die Koordination einzelner Arbeitsschritte. Dabei bleibt die Nachvollziehbarkeit automatisierter Ergebnisse eine wesentliche Anforderung.

Die Automatisierungsfähigkeit des Abschlusses hängt allerdings nicht ausschließlich von diesen spezialisierten R2R-Funktionen ab. Wenn vorgelagerte Prozesse unvollständige oder fehlerhafte Informationen liefern, müssen diese Sachverhalte spätestens im Rahmen der Abstimmung und Abschlusserstellung geklärt werden. Ein automatisiertes Reconciliation-System kann Differenzen schneller erkennen und deren Untersuchung unterstützen. Es kann jedoch fehlende Leistungsbestätigungen, ungeklärte Geschäftsvorfälle oder unzureichende Ausgangsdaten nicht ohne Weiteres ersetzen.

Am deutlichsten zeigt sich dieser Zusammenhang beim Übergang zu kontinuierlicheren Abschlussprozessen. Continuous Accounting verfolgt das Ziel, bisher periodisch gebündelte Tätigkeiten stärker in die laufende Buchhaltung zu integrieren. Kontenabstimmungen, Prüfungen, Bewertungen und vorbereitende Abschlussarbeiten sollen dadurch früher stattfinden. Das setzt voraus, dass die benötigten Informationen bereits während der Periode in ausreichender Qualität vorliegen.

Die entsprechenden Veränderungen betreffen mehrere Ebenen:

• Intelligent Reconciliation: Automatisiertes Matching und KI-gestützte Abweichungsanalysen unterstützen die laufende Abstimmung und machen offene Sachverhalte früher sichtbar.
• Journal Automation und Accruals: Wiederkehrende Buchungen, Abgrenzungen und vorbereitende Bewertungen lassen sich stärker standardisieren und zeitlich vorziehen.
• Close Orchestration und Controls: Die Steuerung von Aufgaben, Abhängigkeiten, Freigaben und Kontrollnachweisen verbindet die einzelnen Accounting-Aktivitäten zu einem nachvollziehbaren Abschlussprozess.

Die Qualität vorgelagerter Daten ist dabei eine wichtige Voraussetzung, aber nicht die einzige. Bewertung, Konsolidierung, Intercompany-Abstimmung und regulatorische Berichtsanforderungen bringen eigenständige Herausforderungen mit sich. Das haben wir auch in unserer Einordnung von IFRS und Record-to-Report herausgearbeitet.

Für die Weiterentwicklung des Financial Close reicht es deshalb nicht, nur die Automatisierung innerhalb der Abschlussphase zu betrachten. Ebenso wichtig ist, welche Informationen aus den operativen Prozessen wann zur Verfügung stehen, welche Sachverhalte bereits geklärt sind und welche Prüfungen weiterhin notwendig bleiben.

KI und Orchestrierung: Wie sich die Steuerung der Prozessübergänge weiterentwickelt

Purchase-to-Pay und Record-to-Report sind über die Finanzbuchhaltung und die Verarbeitung von Geschäftsvorfällen seit jeher miteinander verbunden. Neu ist, wie Unternehmen mit diesen Abhängigkeiten umgehen können. Wo bisher manuelle Klärungen und Abstimmungen erforderlich waren, können intelligente Workflows und KI-gestützte Analysen zusätzliche Aufgaben bei der Erkennung, Einordnung und Bearbeitung offener Sachverhalte übernehmen.

Schwierig wird es in Fällen, in denen Probleme nicht innerhalb eines einzelnen Prozessschritts gelöst werden können. Eine ungeklärte Rechnung kann beispielsweise Informationen aus Einkauf, Wareneingang und Buchhaltung erfordern. Bleibt der Sachverhalt zum Periodenende offen, muss das Accounting prüfen, welche Auswirkungen sich daraus für die Vollständigkeit und Bewertung der Finanzinformationen ergeben. KI kann in solchen Situationen bei der Zusammenstellung relevanter Informationen, der Identifikation möglicher Ursachen und der Koordination von Klärungsaufgaben unterstützen. Die fachlichen Entscheidungen und Kontrollen müssen dabei weiterhin eindeutig zugeordnet sein.

Die technische und organisatorische Verbindung dieser Arbeitsschritte führt zur Frage der Prozessorchestrierung. Dabei geht es nicht darum, P2P und R2R zu einem einzigen Prozess zusammenzufassen. Beide Bereiche verfolgen unterschiedliche Ziele und benötigen eigenständige Kontroll- und Verantwortungsstrukturen. Vielmehr stellt sich die Frage, wie Informationen, Prozesszustände und offene Aufgaben über die bestehenden System- und Organisationsgrenzen hinweg zuverlässig weitergegeben und bearbeitet werden können.

Daraus lassen sich drei gemeinsame Anforderungen ableiten:

1. Transparenz über offene Vorgänge und ihre Auswirkungen: Prozessverantwortliche müssen erkennen können, welche Sachverhalte ungeklärt sind, wo die Bearbeitung stockt und welche nachgelagerten Aktivitäten davon betroffen sein können.
2. Koordinierte Ausnahmebearbeitung: Intelligente Workflows können helfen, fehlende Informationen einzuholen, Zuständigkeiten zuzuordnen und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar zu dokumentieren.
3. Kontrollierte Automatisierung: Automatisierte Prüfungen, Analysen und Entscheidungen benötigen eine verlässliche Datenbasis, eindeutige Regeln und angemessene fachliche Kontrollpunkte.

Bei KI-Agenten kommt eine weitere Unterscheidung hinzu: Zwischen der automatisierten Vorbereitung einer Entscheidung und der eigenständigen Ausführung einer Prozesshandlung liegen unterschiedliche Anforderungen an Kontrolle und Verantwortung. Unsere Analyse der aktuellen R2R-Anbieterentwicklungen beschreibt, wie erste agentische Workflows diese Abgrenzung praktisch ausgestalten.

Für die meisten Organisationen heißt das: bestehende Prozessübergänge gezielter verbessern, manuelle Klärungen reduzieren und die Auswirkungen operativer Probleme früher sichtbar machen, ohne die Finance-Prozesse vollständig neu zu organisieren. Welche Ansätze dabei sinnvoll sind, hängt vom Automatisierungsstand, der Systemlandschaft und der fachlichen Verantwortung in der jeweiligen Organisation ab.

Fazit: Zwei Fachforen zu den nächsten Entwicklungsschritten in P2P und R2R

Ob KI und intelligente Workflows in beiden Bereichen tatsächlich weiterhelfen, entscheidet sich daran, wie gut sie in bestehende Prozesse und Verantwortlichkeiten eingebunden sind und wie zuverlässig Informationen zwischen den Prozessen übergeben werden. Im P2P geht es darum, operative Transaktionen möglichst durchgängig und zuverlässig zu verarbeiten. Im R2R steht die Frage im Mittelpunkt, wie daraus früher belastbare Abschluss- und Reportinginformationen entstehen können.

Genau diese beiden Perspektiven greifen wir bei unseren Shift/Finance Fachforen im November 2026 auf:

• Purchase-to-Pay FORUM am 18. November 2026: End-to-End-Automatisierung, intelligente Rechnungsverarbeitung, Matching, KI-gestützte Ausnahmebearbeitung und P2P-Orchestrierung.
• Record-to-Report FORUM am 19. November 2026: Intelligent Reconciliation, Journal Automation, Continuous Accounting, Closing Automation und neue Anforderungen an die Kontrolle automatisierter Abschlussprozesse.

Beide Online-Fachforen verbinden die Einordnung aktueller Entwicklungen mit Praxisberichten und moderierten Diskussionen. Es geht vor allem um den Erfahrungsaustausch darüber, welche Automatisierungsansätze Unternehmen bereits einsetzen, wo weiterhin Schwierigkeiten bestehen und welche nächsten Schritte sich für die eigene Prozessentwicklung anbieten.

Die Veranstaltungen können einzeln oder gemeinsam besucht werden. Einen Überblick über beide Tage bietet die gemeinsame Veranstaltungsseite.